marktplaatsen
Amazon.de-Rechnung: VCS nutzen oder selbst erstellen?
Wer auf Amazon.de verkauft, muss Käufern eine ordnungsgemäße Rechnung stellen — Amazon selbst hat keine Rechnungspflicht. Amazon bietet dafür den Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) an. Was der Service tatsächlich übernimmt, was bei Ihnen bleibt, und was eine Rechnung nach deutschem Recht enthalten muss, wenn Sie sie selbst erstellen.
Was Amazon VCS übernimmt — und was nicht
Mit dem Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VAT Calculation Service, VCS) berechnet Amazon die Umsatzsteuer für Ihre Bestellungen und erstellt Rechnungen sowie Gutschriften automatisch. Amazon formuliert es so: Amazon erstellt und versendet Umsatzsteuer-Rechnungen im Namen des Händlers. Der entscheidende Nebensatz steht bei Steuerberatern, nicht bei Amazon: Die Verantwortung für die korrekte Umsatzsteuerberechnung und -meldung liegt immer beim Unternehmer selbst, nicht bei Amazon. VCS nimmt Ihnen also Arbeit ab, keine Haftung.
VCS oder VCS Lite
Neben dem vollen VCS gibt es VCS Lite. Laut den Dokumentationen von Warenwirtschaftsanbietern, die die Schnittstelle anbinden, ist die Aufteilung klar: Amazon berechnet die Umsatzsteuer, die Rechnungen für nationale und internationale Bestellungen erstellt Ihr eigenes System, und die Rechnung wird als PDF an Amazon übermittelt. VCS Lite ist damit die Wahl für Händler, die ihre Rechnungsnummernkreise, ihr Layout und ihre Prüfung selbst in der Hand behalten wollen — und die ohnehin ein System haben, das Rechnungen erzeugt.
Welche Rechnungsregeln gelten für Sie?
Hier lohnt ein Schritt zurück. Die Pflichtangaben und Fristen in diesem Artikel stammen aus dem deutschen Umsatzsteuergesetz. Sie gelten, wenn Sie in Deutschland umsatzsteuerlich registriert sind — als deutscher Händler, oder als niederländischer Händler mit Warenlager in Deutschland, etwa über FBA. Verkaufen Sie dagegen aus den Niederlanden an deutsche Verbraucher und melden Sie die Umsatzsteuer über das OSS-Verfahren, richten sich die Rechnungsregeln grundsätzlich nach dem Land Ihrer Registrierung. Welche Regeln in Ihrem Fall greifen, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären, bevor Sie einen Rechnungsprozess aufsetzen; die OSS-Regelung selbst erklären wir in einem eigenen Artikel.
Die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Erstellen Sie Rechnungen selbst und gilt für Sie deutsches Recht, muss jede Rechnung die folgenden Angaben enthalten. Die Liste ist § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG entnommen.
Die Frist: sechs Monate
Gegenüber Unternehmern muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (§ 14 Abs. 2 UStG). Auf einem Marktplatz, der Bestellungen im Minutentakt erzeugt, ist das keine Frist, die man manuell im Blick behält — sie ist ein Argument dafür, Rechnungen automatisch aus der Bestellung heraus zu erzeugen, egal ob über VCS oder Ihr eigenes System.
Was bei mehreren Kanälen zusätzlich zählt
Verkaufen Sie neben Amazon.de auch über bol.com, Shopify oder einen eigenen Shop, dann verlangt Pflichtangabe 4 mehr als sie auf den ersten Blick sagt: einen Nummernkreis, in dem jede Rechnung einmalig ist — kanalübergreifend. Zwei Systeme, die beide bei 0001 anfangen, erzeugen doppelte Nummern. Ein zentrales Rechnungssystem, das alle Kanäle bedient, löst das strukturell; getrennte Systeme lösen es nur mit Disziplin.
Veelgestelde vragen
- Ist eine von Amazon per VCS erstellte Rechnung eine gültige Rechnung?
- Amazon erstellt und versendet sie im Namen des Händlers. Das heißt: Sie gilt als Ihre Rechnung, und Sie haften für ihren Inhalt — auch für einen falschen Steuersatz oder eine ungültige USt-IdNr des Käufers, die Amazon nicht geprüft hat.
- Muss ich als niederländischer Händler auf Amazon.de eine deutsche Rechnung stellen?
- Das hängt davon ab, wo Sie umsatzsteuerlich registriert sind. Mit Lager in Deutschland (etwa FBA) gelten die deutschen Regeln. Verkaufen Sie aus den Niederlanden über OSS an deutsche Verbraucher, richten sich die Rechnungsregeln grundsätzlich nach Ihrem Registrierungsland. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie den Prozess aufsetzen.
- Prüft Amazon die USt-IdNr meiner Geschäftskunden?
- Nein. Steuerberater weisen darauf hin, dass Amazon weder Gültigkeit noch Richtigkeit der von Käufern hinterlegten Umsatzsteuer-Identifikationsnummern prüft und bis zu 5 % ungültig sein können. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an einen ungültigen Empfänger ist Ihr Risiko.
- Was ist der Unterschied zwischen VCS und VCS Lite?
- Bei VCS berechnet Amazon die Umsatzsteuer und erstellt die Rechnung. Bei VCS Lite berechnet Amazon nur die Umsatzsteuer; die Rechnung erstellt Ihr eigenes System und übermittelt sie als PDF an Amazon.