Freiberufler werden in den Niederlanden: Ihr Schritt-für-Schritt-Plan

"Zzp" steht für zelfstandige zonder personeel, also Selbstständiger ohne Personal. Es ist kein eigener Rechtsbegriff im Sinne einer Gesellschaftsform, sondern die gängige niederländische Bezeichnung für Einzelunternehmer und Freiberufler, die für eigene Rechnung arbeiten und keine Angestellten beschäftigen. Rechtlich melden Sie sich in den meisten Fällen als eenmanszaak (Einzelunternehmen) beim Handelsregister an, das ist die konkrete Rechtsform hinter dem zzp-Status.

Der Begriff gilt für ein breites Spektrum: von IT-Freelancern über Consultants bis zu Webshop-Betreibern und Marktplatz-Verkäufern auf bol.com oder Amazon. Auch als deutscher, österreichischer oder Schweizer Staatsangehöriger können Sie sich als zzp'er in den Niederlanden anmelden, solange Sie tatsächlich wirtschaftliche Tätigkeiten von dort aus (oder für den niederländischen Markt) ausüben. Eine feste niederländische Meldeadresse oder ein Wohnsitznachweis ist dafür in der Regel erforderlich.

Wer wächst und Personal einstellen oder Haftungsrisiken begrenzen möchte, wechselt später oft von der eenmanszaak zur besloten vennootschap (BV), dem niederländischen Pendant zur GmbH. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie in unserem Artikel Eenmanszaak oder BV: Was passt zu Ihnen?.

Der erste offizielle Schritt ist die Eintragung ins Handelsregister der Kamer van Koophandel (KVK), der niederländischen Handelskammer. Diese Anmeldung ist für jede Form der selbstständigen Tätigkeit in den Niederlanden verpflichtend, auch für ausländische Unternehmer.

So läuft die Anmeldung ab:

1. Vereinbaren Sie online einen Termin bei einer KVK-Geschäftsstelle. Eine reine Online-Registrierung ohne persönlichen Termin ist für eine neue eenmanszaak nicht möglich.
2. Bringen Sie zum Termin einen gültigen Ausweis oder Reisepass mit sowie, falls bereits vorhanden, Ihren Aufenthaltstitel und Ihre BSN (Bürgerservicenummer).
3. Sie füllen ein Anmeldeformular mit Angaben zu Ihrer Tätigkeit, Ihrer Geschäftsadresse und Ihrem geschätzten Startdatum aus.
4. Vor Ort zahlen Sie die einmalige Registrierungsgebühr von aktuell rund 82,50 Euro.

Nach der Anmeldung erhalten Sie Ihre KVK-Nummer, die Sie fortan auf Rechnungen, Ihrer Website und im Geschäftsverkehr angeben müssen. Die KVK meldet Ihre Anmeldung automatisch an das niederländische Finanzamt (Belastingdienst) weiter, sodass Sie sich dort nicht separat registrieren müssen. Ausführliche, mehrsprachige Informationen speziell für ausländische Unternehmer bietet das offizielle Portal business.gov.nl.

Sobald Ihre KVK-Anmeldung verarbeitet ist, erhalten Sie automatisch Post vom Finanzamt mit Ihrer niederländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dem btw-identificatienummer. Sie müssen diese Nummer nicht separat beantragen.

Wichtig zu wissen: Seit dem 1. Januar 2020 sind zwei Nummern voneinander getrennt:

• das btw-identificatienummer (öffentliche USt-IdNr), das Sie auf Rechnungen und Ihrer Website verwenden, im Format NL + 9 Ziffern + B + 2 Ziffern
• das omzetbelastingnummer (btw-nummer), das ausschließlich für die Kommunikation mit dem Finanzamt bei der USt-Erklärung dient

Davor war die öffentliche USt-IdNr direkt aus der persönlichen BSN abgeleitet, was ein Datenschutzrisiko für Einzelunternehmer darstellte. Die Trennung schützt Ihre BSN vor öffentlicher Sichtbarkeit auf Rechnungen.

Verkaufen Sie später auch an Verbraucher in anderen EU-Ländern, etwa über einen Webshop oder Marktplätze, greift ab einer Umsatzschwelle von 10.000 Euro pro Kalenderjahr die EU-OSS-Regelung (One Stop Shop). Damit rechnen Sie ausländische USt über eine zentrale Meldung ab, statt sich in jedem Land einzeln zu registrieren.

Auch wenn ein separates Geschäftskonto für eine eenmanszaak gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben ist, ist es in der Praxis dringend zu empfehlen. Es trennt geschäftliche und private Zahlungsströme sauber, was Ihre Buchhaltung und spätere USt-Erklärung erheblich vereinfacht und im Falle einer Steuerprüfung Nachweise deutlich erleichtert.

Sie haben grundsätzlich zwei Optionen:

• Klassische Banken wie ING, ABN AMRO oder Rabobank bieten spezielle zzp-Geschäftskonten, verlangen aber meist eine BSN und teils einen persönlichen Termin vor Ort.
• Online-Neobanken wie bunq oder Revolut Business richten sich gezielt an Freiberufler und Expats, mit schnellerer digitaler Kontoeröffnung, die teils bereits mit Ausweis und KVK-Nummer möglich ist.

Prüfen Sie vor der Wahl monatliche Kosten, Transaktionsgebühren und ob eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware besteht, das spart Ihnen später manuelles Abgleichen von Zahlungen mit Rechnungen.

Mit KVK-Nummer, USt-IdNr und Geschäftskonto sind Sie startklar. Eine niederländische Rechnung muss gesetzlich bestimmte Pflichtangaben enthalten: Ihren vollständigen Namen, Ihre KVK-Nummer, Ihre USt-IdNr, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, eine Leistungsbeschreibung sowie den USt-Betrag und -Satz.

Statt das manuell in Word oder Excel zu pflegen, lohnt sich von Anfang an ein dediziertes Tool. slimzaak ist eine niederländische Rechnungs- und Verwaltungssoftware für Freiberufler, Webshops und Marktplatz-Verkäufer, mit einem Gratis-ZZP-Plan für 0 Euro pro Monat, bis zu 250 Rechnungen monatlich, ganz ohne Kreditkarte.

Damit erstellen Sie automatische Rechnungen aus Bestellungen sowie manuelle Rechnungen und Angebote, scannen Belege per KI statt sie manuell einzutippen, und die niederländische USt sowie die EU-OSS-Regelung werden automatisch korrekt auf jede Rechnung angewendet. slimzaak bereitet zudem Ihre USt-Übersichten vor, die Sie selbst oder über Ihren Steuerberater beim Finanzamt einreichen; slimzaak reicht niemals selbstständig etwas bei der Belastingdienst ein, die Verantwortung und Kontrolle bleiben bei Ihnen.

Einen Überblick über alle Pläne finden Sie unter Preise, und wie slimzaak konkret auf die Bedürfnisse von Freiberuflern zugeschnitten ist, lesen Sie auf der Seite für zzp'er.