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Facture impayée : de la relance à la mise en demeure, étape par étape

2026-07-14 · 6 min leestijd

Une facture qui reste impayée après l'échéance, c'est un problème que rencontre tôt ou tard tout indépendant ou toute entreprise qui facture des clients aux Pays-Bas. Le droit néerlandais encadre précisément la façon dont vous pouvez réclamer votre argent : une simple relance ne suffit pas toujours, et avant de facturer des frais de recouvrement à un particulier, vous devez respecter des règles strictes. Ce guide vous explique, étape par étape, comment passer de la relance amiable à la mise en demeure, puis, si nécessaire, à l'agence de recouvrement ou au tribunal.

Première étape : la relance amiable après l'échéance

La grande majorité des factures impayées ne sont pas le résultat de mauvaise foi, mais d'un oubli, d'une erreur administrative ou d'un problème de trésorerie passager chez votre client. C'est pourquoi la première étape reste toujours la relance amiable, envoyée peu de temps après la date d'échéance.

Dans slimzaak, chaque facture affiche clairement son statut de paiement (« Payée » ou en attente) dans votre administration, ce qui vous permet de repérer immédiatement les factures en retard sans devoir éplucher vos comptes.

Une bonne relance :

• reste courtoise et professionnelle, en vouvoyant le client
• rappelle le numéro et la date de la facture, le montant dû et la date d'échéance dépassée
• propose un nouveau délai de paiement raisonnable, par exemple 7 à 10 jours
• part de préférence par e-mail, avec la facture d'origine en pièce jointe, pour garder une trace écrite

Si vous débutez comme indépendant et que vous vous demandez comment structurer votre toute première collaboration avec un client, notre article facturer votre premier client en tant que ZZP vous donne des conseils concrets, y compris sur les conditions de paiement à fixer dès le départ.

Si cette relance reste sans réponse au bout d'une à deux semaines, il est temps de passer à l'étape suivante : la mise en demeure formelle.

Deuxième étape : la mise en demeure formelle (aanmaning)

Si la relance amiable n'a donné aucun résultat, l'étape suivante est la mise en demeure (en néerlandais : aanmaning ou ingebrekestelling). Il s'agit d'un courrier écrit, plus formel, qui place officiellement votre client en défaut de paiement.

Le droit néerlandais impose des règles précises, en particulier lorsque votre client est un particulier (consommateur) plutôt qu'une entreprise. Avant de pouvoir facturer des frais de recouvrement (incassokosten), vous êtes légalement tenu d'envoyer d'abord une mise en demeure qui :

• accorde un délai supplémentaire d'au moins 14 jours, à compter du jour où le client reçoit le courrier (et non du jour d'envoi)
• mentionne explicitement le montant encore dû
• indique clairement que, faute de paiement dans ce délai, des frais de recouvrement et des intérêts légaux de retard seront appliqués

Sans cette mention explicite du délai de 14 jours et des conséquences, vous ne pouvez pas légalement réclamer de frais de recouvrement à un consommateur, même si le paiement reste en retard.

Pour les transactions entre entreprises (B2B), la règle est différente : votre client est en principe automatiquement en défaut de paiement (van rechtswege in verzuim) dès l'expiration du délai de paiement convenu, sans qu'une mise en demeure soit strictement obligatoire. Il reste toutefois vivement conseillé d'en envoyer une : elle sert de preuve écrite en cas de litige ultérieur et incite souvent le client à régulariser rapidement. Vous trouverez un aperçu clair des obligations et droits des entrepreneurs aux Pays-Bas, y compris en matière de facturation et de recouvrement, sur le portail officiel business.gov.nl.

Une mise en demeure complète mentionne toujours : le numéro et la date de la facture d'origine, le montant dû, le nouveau délai précis (date exacte), la mention des intérêts et frais de recouvrement à venir, ainsi que la date et votre signature.

Les intérêts légaux de retard : que pouvez-vous réclamer ?

En plus du montant principal, vous avez le droit de réclamer des intérêts légaux de retard (wettelijke rente) sur toute facture payée en retard. Le droit néerlandais distingue deux taux :

• la wettelijke handelsrente, applicable aux transactions commerciales entre entreprises (B2B)
• la wettelijke rente, un taux généralement plus bas, applicable lorsque votre client est un consommateur

Ces deux taux ne sont pas fixes : ils sont révisés périodiquement par l'État néerlandais, notamment en fonction du taux directeur de la Banque centrale européenne. Plutôt que de citer un pourcentage qui risque d'être dépassé au moment où vous lisez cet article, consultez toujours le taux en vigueur sur la page officielle du Rijksoverheid consacrée à la wettelijke rente avant d'établir votre calcul.

Les intérêts courent en principe à partir du jour où votre client est en défaut de paiement (donc, selon le cas, dès l'expiration du délai de paiement convenu ou à l'issue du délai de 14 jours de la mise en demeure) jusqu'au jour du paiement effectif. Indiquez toujours clairement, dans votre mise en demeure, que ces intérêts seront appliqués, avec leur mode de calcul.

Troisième étape : agence de recouvrement ou tribunal cantonal (kantonrechter)

Si la mise en demeure reste elle aussi sans effet, deux options s'offrent à vous pour poursuivre le recouvrement de votre créance.

Confier le dossier à une agence de recouvrement (incassobureau). Ces agences spécialisées reprennent le contact avec votre client, envoient des relances supplémentaires avec un poids plus formel et négocient, si besoin, un plan de paiement. Elles travaillent généralement à la commission ou pour un forfait, ce qui reste souvent la solution la plus rapide et la moins coûteuse avant d'envisager une procédure judiciaire.

Entamer une procédure devant le kantonrechter (tribunal cantonal). Si le montant reste modeste et que le dossier est clair (facture, relance et mise en demeure bien documentées), une procédure devant le kantonrechter est en général la voie la plus accessible. Le tribunal peut condamner votre client à payer le montant dû, les intérêts et les frais de recouvrement ; en cas de non-exécution volontaire, un huissier de justice (deurwaarder) peut ensuite procéder à l'exécution forcée.

Avant d'engager l'une ou l'autre de ces démarches, mettez en balance le montant de la créance et les frais que la procédure va engendrer : pour de petits montants, une agence de recouvrement reste souvent plus rentable qu'une action en justice.

Comment éviter les factures impayées

La meilleure façon de gérer les impayés reste, bien sûr, de les prévenir. Quelques bonnes pratiques limitent nettement le risque :

• Fixez des conditions de paiement claires dès le devis ou le contrat : délai de paiement, modalités, et conséquences en cas de retard. Si vous facturez à l'heure, veillez aussi à calculer un tarif horaire qui couvre vos coûts et le risque de retard de paiement — notre article sur comment calculer son tarif horaire en tant que ZZP vous aide à poser ces bases.
• Envoyez des factures professionnelles et complètes, avec toutes les mentions légales, pour éviter tout prétexte de contestation.
• Relancez rapidement, dès le lendemain de l'échéance dépassée : plus vous attendez, plus la probabilité d'être payé diminue.

C'est précisément pour cela que slimzaak affiche le statut de paiement de chaque facture — payée ou en attente — directement dans votre administration, afin que vous repériez vos impayés en un coup d'œil, sans devoir les chercher facture par facture. Associé à la fonctionnalité de facturation automatique, vous gagnez un temps précieux sur le suivi de vos paiements.

Vous débutez tout juste et souhaitez tester une administration de facturation complète sans frais ? Le plan Gratis ZZP de slimzaak est gratuit (0 €/mois) et vous permet d'établir jusqu'à 250 factures par mois, statut de paiement inclus.