Factures automatiques à partir des paiements Mollie

Mollie est un prestataire de paiement. Un paiement y est la preuve que de l'argent a changé de mains, pas un document comptable. Une facture demande davantage : un numéro de facture continu, les données de votre entreprise, celles de votre client et un détail de la TVA. Si vous voulez retrouver ces exigences au même endroit, lisez notre guide pour créer une facture.

Avec une plateforme de boutique en ligne comme Shopify ou WooCommerce, l'intégration comble ce vide : la commande fournit les données et la facture en découle. Un site sur mesure n'a pas cette couche intermédiaire. Il y a seulement un paiement, et il contient souvent plus qu'on ne le pense : le montant, l'heure, une description, l'adresse de facturation et, si votre site les envoie, les lignes de produits avec leur taux de TVA.

Mollie Facturatie s'appuie sur ce paiement. Votre site reste tel quel ; slimzaak lit ensuite dans votre compte Mollie ce qui a été payé.

Mollie Facturatie est une extension d'application dans slimzaak (sa page s'intitule Mollie Invoicing dans l'interface anglaise). Vous connectez votre propre compte Mollie via OAuth : vous vous connectez à Mollie et vous donnez à slimzaak un accès en lecture à vos paiements, remboursements et factures Mollie. slimzaak ne peut rien payer ni modifier dans votre compte Mollie. Vous retirez l'accès via Mollie, ou avec Disconnect dans slimzaak.

Ensuite, slimzaak récupère les nouveaux paiements toutes les 30 minutes ; avec Fetch now, vous le faites tout de suite. Seuls les paiements réglés comptent, et uniquement ceux du mode live : slimzaak ne voit jamais les paiements de test. L'interface de slimzaak existe en néerlandais et en anglais, le néerlandais étant la langue par défaut ; les libellés ci-dessous sont les libellés anglais.

Votre site n'a rien à transmettre à slimzaak, mais le paiement qu'il crée chez Mollie est la source de la facture. Plus vous y mettez d'informations, moins vous aurez à compléter ensuite. Voici les champs que slimzaak lit.

La TVA est la partie d'une facture sur laquelle on ne veut pas parier, et slimzaak ne parie pas. Le taux d'un paiement est déterminé dans cet ordre :

1. Si votre site envoie des lignes avec un vatRate, le taux de chaque ligne s'applique.
2. Si le paiement arrive sous la forme d'un montant unique, sans lignes, slimzaak utilise un taux que vous avez choisi auparavant pour la même description, et sinon votre choix fixe : tout à 0 %, 9 % ou 21 % (les taux néerlandais), si toutes vos ventes portent le même taux.
3. Si vous choisissez vous-même un taux au moment de facturer, il s'applique à ce paiement et nous le mémorisons pour cette description.

Si rien de tout cela n'existe, par exemple avec des lignes sans taux, la facture devient un brouillon qui indique ce qui manque : le taux de TVA ou le pays du client. Vous le complétez et vous émettez la facture. Une facture émise ne porte donc jamais un taux deviné.

La facture est construite à partir de montants TTC : ce que votre client a payé est ce qui figure sur la facture, TVA comprise. Pour un client hors des Pays-Bas, slimzaak regarde le pays et le type de client. Un client professionnel d'un autre pays de l'UE avec un numéro de TVA bénéficie de l'autoliquidation (0 %), un client hors UE de 0 %. Si l'OSS est activé dans vos paramètres, slimzaak convertit le taux que vous avez défini pour un paiement sans lignes en taux du pays du consommateur, dans la même catégorie (normal ou réduit). Le fonctionnement de ce régime est expliqué dans le régime OSS pour les boutiques en ligne.

Dès que vous connectez Mollie, slimzaak ne crée encore ni facture ni dépense. Tout ce qu'il trouve arrive dans une liste, avec ce qui se passerait pour chaque paiement, par exemple Becomes invoice + order. Vous choisissez paiement par paiement ou pour un groupe à la fois : Invoice, Ignore ou Link. C'est un choix délibéré, car une facture émise ne peut plus être supprimée.

La liste aide aussi avec ce que vous avez déjà :

• Vous avez déjà fait une facture vous-même ? Si une de vos factures porte l'identifiant du paiement (tr_…), nous la relions au paiement au lieu d'en créer une seconde. S'il existe une facture du même montant dans la semaine du paiement, nous la proposons comme lien.
• Des paiements qui ne sont pas des ventes ? Choisissez Ignore, also from now on, et les paiements similaires (même description, sans numéro de commande) sont ignorés.
• Un doute sur un paiement ? Ouvrez le détail : qui a payé, quelles lignes, quel taux et quels totaux. Cet aperçu est calculé par le même code que celui qui crée la facture, vous voyez donc à l'avance ce que vous obtiendrez.

Quand vous avez fini de vérifier, passez le mode sur Automatic. Les nouveaux paiements deviennent alors tout de suite une facture et les nouvelles factures Mollie tout de suite une dépense. Ce qui figurait déjà dans la liste continue d'attendre votre choix.

Une facture n'est pas la seule chose qui découle d'un paiement :

• Client et commande. Si le paiement transmet une adresse e-mail ou un client Mollie, le payeur devient un client dans slimzaak. Le paiement apparaît comme une commande terminée et payée dans vos commandes et votre chiffre d'affaires.
• Remboursements. Si vous remboursez un paiement en totalité ou en partie dans Mollie, slimzaak crée une note de crédit (avoir) rattachée à la facture. Pour en savoir plus sur les notes de crédit, lisez livre de caisse et notes de crédit. slimzaak voit les remboursements sur les paiements des 60 derniers jours. Si la facture est encore un brouillon, la note de crédit ne suit qu'une fois la facture émise, lors de la récupération suivante.
• Frais Mollie. Les factures que Mollie vous envoie, c'est-à-dire les frais de transaction, arrivent comme dépense dans votre comptabilité, avec Mollie B.V. comme fournisseur et le PDF joint lorsque Mollie le fournit, à partir du mois de votre date de départ. Là aussi, en mode Review first, vous choisissez vous-même ce qui est comptabilisé.
• Numérotation. Une facture reçoit le numéro suivant dans la suite continue de votre entreprise, avec un PDF.

Cette extension ne convient pas à toutes les situations, et nous préférons le dire d'emblée :

• Votre site tourne sur Shopify, WooCommerce ou une autre boutique connectée. Dans ce cas, l'intégration de la boutique facture la commande, et slimzaak reconnaît le paiement Mollie comme lui appartenant (via order_id dans les métadonnées, ou Order #1043 dans la description), de sorte que rien n'est facturé deux fois. Seule une boutique manuelle facture elle-même un paiement. Si un profil appartient aussi à une boutique en ligne, un paiement sans commande attend cette commande jusqu'à trois jours.
• Moneybird établit vos factures. Si Moneybird est configuré comme celui qui facture, Mollie Facturatie ne crée pas de factures slimzaak : ces numéros atterriraient dans des livres que vous avez confiés à Moneybird. Voir slimzaak et Moneybird.
• Votre client doit recevoir sa facture dans une autre langue. Les factures sont actuellement rédigées en néerlandais.
• Vous n'avez que quelques paiements par mois. Dans ce cas, faire la facture vous-même suffit peut-être, par exemple avec notre guide pour créer une facture.
• Vous n'utilisez pas Mollie. Cette extension ne lit que Mollie.
• Rétrofacturations (chargebacks). L'extension ne les traite pas encore ; un remboursement que vous faites vous-même, si.

Si vous ne vendez que via une boutique connectée ou une place de marché, vous n'avez pas besoin de cette extension. Si vous encaissez aussi des paiements sur votre propre site, elle comble précisément ce vide.