Wat moet er verplicht op mijn eerste factuur staan?

Je btw-nummer, KVK-nummer, bedrijfsnaam en adres, de naam en het adres van je klant, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de geleverde diensten of producten en het bedrag exclusief en inclusief btw. Zonder deze gegevens is je factuur formeel niet geldig.

Hoe nummer ik mijn facturen als beginnende zzp'er?

Kies vanaf je eerste factuur een logisch, doorlopend format, bijvoorbeeld 2026-001, en houd dat aan zonder gaten of duplicaten. De Belastingdienst verwacht een sluitende, oplopende reeks, ook als je in een jaar maar een paar facturen verstuurt.

Wanneer stuur ik een betalingsherinnering aan een nieuwe klant?

Stuur eventueel een korte herinnering enkele dagen voor de vervaldatum, en bij uitblijvende betaling een vriendelijke reminder rond de vervaldatum zelf. Blijft betaling langer dan een week tot tien dagen na de vervaldatum uit, dan wordt de toon van je bericht iets directer.

facturatie

Je eerste klant factureren als zzp'er: praktische tips

2026-07-14 · 5 min leestijd

Je eerste opdracht is binnen en nu moet je factureren. Spannend, want deze factuur bepaalt niet alleen of je op tijd betaald krijgt, maar ook welke indruk je achterlaat bij een gloednieuwe klant. De meeste beginnersfouten zitten in kleine details: een ontbrekend btw-nummer, een rommelige nummering of een betalingstermijn die nergens staat. Met deze tips zet je vanaf je eerste factuur een professionele, betrouwbare toon.

Voor je eerste factuur als zzp'er zorg je dat je btw-nummer, KVK-nummer en een doorlopend factuurnummer erop staan, spreek je vooraf een duidelijke betalingstermijn af, gebruik je een professioneel sjabloon met je eigen huisstijl en stuur je op tijd een vriendelijke reminder als de betaling uitblijft. Zo werk je met vertrouwen aan een langdurige klantrelatie, in plaats van achteraf te moeten puzzelen met een onduidelijke factuur.

Wat beginnende zzp'ers vaak vergeten op hun eerste factuur

Je eerste factuur versturen voelt als een mijlpaal, maar het is ook precies het moment waarop kleine foutjes onnodig veel gedoe opleveren. Dit zijn de drie dingen die startende zzp'ers het vaakst over het hoofd zien:

btw-nummer en KVK-nummer ontbreken: beide zijn verplicht op elke zakelijke factuur, samen met je bedrijfsnaam, adres en die van je klant. Zonder deze gegevens is je factuur formeel niet geldig en kan een klant hem terugsturen.
geen doorlopende nummering vanaf de allereerste factuur: begin meteen met een logisch systeem, bijvoorbeeld 2026-001, en houd dat aan. De Belastingdienst verwacht een oplopende reeks zonder gaten of duplicaten, ook als dat je eerste en enige factuur van het jaar is.
een onduidelijke of ontbrekende betalingstermijn: vermeld je geen termijn, dan geldt van rechtswege een termijn van 30 dagen, maar voor je klant is dat vaak niet duidelijk. Zet de vervaldatum expliciet op de factuur, zodat er geen discussie over mogelijk is.

Daarnaast hoort een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten op de factuur, plus het bedrag exclusief en inclusief btw. Twijfel je welke gegevens precies verplicht zijn nu je net bent gestart? Op Ondernemersplein vind je een actueel overzicht van de wettelijke eisen aan een factuur en aan je administratie als zzp'er. Wil je alle verplichte onderdelen in één keer op een rijtje, inclusief voorbeelden? Lees dan de complete gids voor het maken van een factuur als zzp'er.

Spreek heldere betalingsvoorwaarden vooraf af

De grootste bron van betalingsproblemen bij zzp'ers ontstaat niet bij het versturen van de factuur, maar ervoor: onduidelijke afspraken over prijs, termijn en manier van betalen. Regel dit dus al vóórdat je aan de opdracht begint, niet pas achteraf.

Spreek in ieder geval het volgende af met je nieuwe klant:

de prijs of het uurtarief, en of dat exclusief of inclusief btw is
de betalingstermijn, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen na factuurdatum
of je werkt met een aanbetaling bij grotere opdrachten, zeker als het je eerste klus voor deze klant is
wat er wel en niet bij de prijs inbegrepen is, zodat er achteraf geen discussie ontstaat over meerwerk

Weet je nog niet precies welk tarief je moet rekenen? Bepaal dat eerst zorgvuldig, want een tarief dat je later moet verlagen is lastiger te verkopen dan een tarief waar je vanaf het begin achter staat. Gebruik hiervoor gerust de tips uit je zzp-uurtarief berekenen. Leg de afspraken vervolgens schriftelijk vast, het liefst in een officiële offerte die de klant expliciet accordeert. Dat voorkomt misverstanden en geeft je bovendien een schriftelijk bewijs als een klant later toch afwijkt van wat is afgesproken. Met offertes maken zet je die afspraken in een paar minuten netjes op papier, klaar om te versturen.

Waarom een professioneel sjabloon vertrouwen wekt

Bij een nieuwe klant heb je nog geen trackrecord. De eerste factuur die je stuurt, is dan ook meer dan een betaalverzoek: het is een visitekaartje. Een factuur die eruitziet als een haastig Word-document met een scheve kolom en een logo van 200 pixels breed, roept net dat beetje twijfel op dat je niet wilt.

Een strak, herkenbaar sjabloon met je eigen logo, huisstijlkleuren en bedrijfsgegevens doet het tegenovergestelde: het bevestigt dat een klant met een serieuze, georganiseerde ondernemer te maken heeft. Dat vertaalt zich in de praktijk vaak direct naar sneller betaalgedrag, simpelweg omdat een professionele factuur minder vragen en minder aarzeling oproept dan een factuur die eruitziet alsof hij in vijf minuten is gemaakt.

Je hoeft hier geen grafisch ontwerper voor in te huren. Met een goede sjabloonontwerper stel je zelf je huisstijl in, kies je kleuren en lettertype, en voeg je je logo toe, zodat elke factuur die je vanaf dat moment verstuurt er automatisch professioneel uitziet, ook je eerste.

Opvolgen na het versturen: wanneer stuur je een reminder

Een factuur versturen is niet het eindpunt. Zeker bij een eerste klant wil je op tijd volgen of de betaling ook echt binnenkomt, zonder meteen streng of wantrouwig over te komen. Een goede vuistregel:

een paar dagen vóór de vervaldatum: een korte, vriendelijke herinnering dat de factuur er nog aankomt, vooral handig bij grotere bedragen of langere betaaltermijnen.
op of vlak na de vervaldatum: als er nog niet betaald is, stuur je een neutrale reminder met de factuur opnieuw als bijlage. Vaak is een betaling simpelweg vergeten, zeker bij drukke opdrachtgevers.
een week tot tien dagen later: als er nog steeds niets is gebeurd, wordt de toon net iets directer, met een duidelijk verzoek om binnen een paar dagen te betalen.

Houd dit bij je eerste klant vooral zakelijk en beleefd: je bouwt een relatie op en een factuur die per ongeluk is blijven liggen, betekent niet meteen een probleemklant. Stuur je handmatig facturen, dan is dit gemakkelijk te vergeten tussen al het andere werk door. Automatiseer je dit proces, dan mis je nooit meer een opvolgmoment, ook niet in een drukke week.

Hoe slimzaak je eerste facturen makkelijker maakt

Voor je allereerste klant wil je vooral geen tijd verliezen aan administratieve rompslomp. Met het Gratis ZZP-plan van slimzaak factureer je voor €0 per maand, tot 250 facturen per maand, zonder dat je een creditcard hoeft te koppelen. Precies genoeg om zorgeloos te beginnen zodra je eerste opdracht binnen is.

Je stelt eenvoudig een offerte op, en zodra je klant akkoord geeft, zet je die met één klik om in een factuur, inclusief btw-nummer, KVK-nummer en een automatisch doorlopend factuurnummer, dus geen gedoe met handmatige nummering of vergeten verplichte gegevens. Met de sjabloonontwerper geef je je facturen direct je eigen huisstijl mee, zodat ook je allereerste factuur er professioneel uitziet in plaats van standaard.

Werk je naast losse opdrachten ook met een webshop of marketplace? Dan kun je later moeiteloos doorgroeien naar automatische facturen die zonder handmatig werk uit je bestellingen worden gegenereerd. Zo groeit je facturatie mee, van je eerste klant tot je eerste tientallen bestellingen per dag.

Veelgestelde vragen

Wat moet er verplicht op mijn eerste factuur staan?: Je btw-nummer, KVK-nummer, bedrijfsnaam en adres, de naam en het adres van je klant, een doorlopend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van de geleverde diensten of producten en het bedrag exclusief en inclusief btw. Zonder deze gegevens is je factuur formeel niet geldig.
Hoe nummer ik mijn facturen als beginnende zzp'er?: Kies vanaf je eerste factuur een logisch, doorlopend format, bijvoorbeeld 2026-001, en houd dat aan zonder gaten of duplicaten. De Belastingdienst verwacht een sluitende, oplopende reeks, ook als je in een jaar maar een paar facturen verstuurt.
Wanneer stuur ik een betalingsherinnering aan een nieuwe klant?: Stuur eventueel een korte herinnering enkele dagen voor de vervaldatum, en bij uitblijvende betaling een vriendelijke reminder rond de vervaldatum zelf. Blijft betaling langer dan een week tot tien dagen na de vervaldatum uit, dan wordt de toon van je bericht iets directer.
Kan ik gratis facturen maken als startende zzp'er?: Ja. Met het Gratis ZZP-plan van slimzaak factureer je voor €0 per maand, tot 250 facturen per maand, zonder dat je een creditcard hoeft te koppelen. Zo kun je zonder kosten aan de slag zodra je eerste opdracht binnen is.

Gratis starten