Factuur maken: de complete gids voor zzp'ers

Een factuur is pas een geldige factuur als er een aantal verplichte gegevens op staan. Ontbreekt er iets, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek van jou of je klant weigeren. Dit hoort er minimaal op:

• je btw-identificatienummer en KVK-nummer
• een doorlopend factuurnummer, zonder gaten of dubbele nummers
• de factuurdatum
• naam en adres van jouzelf én van je klant
• een duidelijke omschrijving van de geleverde producten of diensten
• het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, en het totaalbedrag inclusief btw

Werk je met de kleineondernemersregeling (KOR) of lever je iets dat vrijgesteld is van btw, bijvoorbeeld bepaalde onderwijs- of zorgdiensten? Dan stuur je een factuur zonder btw. Vermeld in dat geval wel de reden van vrijstelling op de factuur, zoals 'factuur vrijgesteld van btw op grond van de KOR'. Twijfel je over de regels voor jouw situatie, controleer de actuele eisen dan op Belastingdienst.nl voordat je je eerste factuur verstuurt.

Stuur je facturen liever niet los per e-mail bij te houden? Zorg dan dat elke factuur die je opmaakt automatisch in hetzelfde overzicht belandt. Dat scheelt je gedoe op het moment dat je btw-aangifte doet of een klant om een kopie vraagt.

Een voorbeeld factuur voor een eenmanszaak of andere zzp'er heeft in de basis altijd dezelfde opbouw, ook al verschilt de exacte layout per programma. Bovenaan staan je bedrijfsgegevens en je logo, gevolgd door de klantgegevens en het factuurnummer met datum. Daaronder volgen de factuurregels: omschrijving, aantal, prijs per stuk, btw-tarief en regeltotaal. Onderaan sluit je af met het subtotaal, de btw en het eindtotaal, plus je betaaltermijn en IBAN.

Zoek je een kant-en-klaar voorbeeld factuur in pdf, Word of Excel? Let dan op dat het format alle verplichte gegevens al bevat en dat je 'm makkelijk aanpast aan je eigen huisstijl. Factureer je zonder btw door de KOR of een vrijstelling, dan gebruik je hetzelfde voorbeeld: je laat de btw-regel dan leeg en vermeldt de vrijstellingsreden onderaan.

Geen zin om elke keer een sjabloon te downloaden en handmatig in te vullen? Met een sjabloonontwerper stel je één keer je logo, kleuren en indeling in en gebruik je die daarna voor elke factuur automatisch — iets waar slimzaak voor zzp'ers speciaal op is ingericht.

Veel zzp'ers beginnen met een factuur maken in Word of Excel. Dat is logisch: je hebt de software vaak al, het kost niets extra en je bepaalt zelf de complete layout.

De nadelen worden zichtbaar zodra je meer dan een paar facturen per maand stuurt:

• je houdt de doorlopende nummering handmatig bij, en dat gaat een keer mis
• geen automatische controle op verplichte gegevens: mis je iets, dan merk je dat vaak pas bij de btw-aangifte
• je archiveert zelf, terwijl je facturen wettelijk 7 jaar moet bewaren
• bij een adres- of prijswijziging pas je elke factuur los aan
• geen koppeling met je bank of webshop, dus betalingen en verzendingen check je handmatig

Voor één factuur per maand is een Excel- of Word-sjabloon prima te doen. Groeit je administratie, of verkoop je via meerdere kanalen, dan wordt handmatig werk al snel foutgevoelig. Wil je weten welk boekhoudprogramma daar beter bij past dan losse bestanden, dan zetten we de opties voor zzp'ers op een rij.

Een tussenstap die veel zzp'ers overslaan: een los factuurprogramma zonder koppeling met je boekhouding. Dat is net zo handmatig als Word of Excel, alleen met een vaste opmaak. Voor structureel factureren win je pas echt tijd zodra facturen, betalingen en btw-overzicht in één systeem samenkomen.

Naast Word en Excel bestaan er tientallen gratis factuur maken apps: je vult een formulier in en downloadt direct een pdf. Handig voor een eenmalige factuur, bijvoorbeeld net na de start van je onderneming of als je maar af en toe iets factureert.

De beperkingen komen naar boven zodra factureren structureel wordt:

• facturen worden meestal niet bewaard in een overzicht, dus je zoekt ze los bij elkaar voor je btw-aangifte
• geen doorlopende nummering over meerdere facturen heen
• geen koppeling met klanten, producten of eerdere offertes: je typt steeds opnieuw dezelfde gegevens
• vaak beperkte of geen ondersteuning voor meerdere btw-tarieven, de OSS-regeling of creditnota's bij retouren

Wil je gratis online factureren, maar wel met een compleet overzicht, doorlopende nummering en een archief? Kijk dan naar facturatiesoftware met een echt gratis abonnement in plaats van een losse generator. Het Gratis ZZP-plan van slimzaak geeft je bijvoorbeeld tot 250 facturen per maand, eigen factuursjablonen en één winkelkoppeling, zonder dat je een creditcard nodig hebt.

Online factureren via een facturatie systeem voelt in het begin misschien als een overstap die niet nodig is voor 'maar een paar facturen'. In de praktijk merk je het verschil vooral terug bij de btw-aangifte: alle omzet en btw staan al gesorteerd klaar, in plaats van dat je losse pdf's bij elkaar zoekt.

Verkoop je via je eigen webshop of via marketplaces zoals bol.com, Amazon, Shopify of WooCommerce? Dan is elke bestelling een nieuwe factuur die je eigenlijk niet handmatig wilt typen. Met automatische facturen koppel je je winkel één keer, waarna het systeem zelf een factuur aanmaakt bij elke nieuwe bestelling — met het juiste btw-tarief, de OSS-regeling bij EU-verkopen en in jouw huisstijl.

Krijg je een retour? Dan maakt slimzaak automatisch een creditnota, in plaats van dat je zelf gaat corrigeren. Verkoop je via meerdere kanalen tegelijk, bijvoorbeeld je eigen shop plus een koppeling met bol.com, dan lopen alle bestellingen samen in één doorlopende factuurnummering. Zo krijg je nooit dubbele of overgeslagen nummers.

Je begint gratis, met tot 250 facturen per maand en één handmatig gekoppelde winkel. Wil je automatisch factureren per bestelling, dan schakel je over naar een betaald plan vanaf €9 per maand. Zo hoef je zelf geen factuur meer op te maken zodra je winkel groeit.

Wil je toch liever zelf, stap voor stap, een factuur opmaken? Zo pak je het aan:

1. Verzamel je gegevens. Klantnaam en -adres, je eigen btw- en KVK-nummer, en een duidelijke omschrijving van wat je hebt geleverd.
2. Bepaal het factuurnummer en de datum. Gebruik een doorlopende reeks, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, zonder nummers over te slaan.
3. Werk de factuurregels uit. Aantal, prijs per stuk, btw-tarief en regeltotaal, per product of dienst apart.
4. Reken het totaal uit. Subtotaal exclusief btw, het btw-bedrag per tarief en het eindtotaal inclusief btw.
5. Controleer en verstuur. Check de verplichte gegevens, sla de factuur op in je archief en stuur 'm als pdf naar je klant.

Werkte je eerst met een offerte? Zet die dan met één klik om naar een factuur in plaats van alles opnieuw te typen, zo blijven bedragen en omschrijvingen consistent. Meer weten over een goede offerte opstellen? Lees ook ons artikel over offerte maken als zzp'er.