Angebot erstellen als Freiberufler: so geht's kostenlos und ohne Aufwand

Ein Angebot ist Ihr erster Eindruck bei einem potenziellen Kunden und gleichzeitig ein Dokument, auf das Sie später zurückgreifen können müssen. Achten Sie darauf, dass folgende Bestandteile enthalten sind:

• Beschreibung der Leistung oder des Produkts. Seien Sie konkret: welche Dienstleistungen oder Produkte Sie liefern, in welcher Menge und mit welchen Spezifikationen. Vage Formulierungen führen später zu Diskussionen.
• Preis exklusive und inklusive Umsatzsteuer. Geschäftskunden rechnen meist in Nettobeträgen, Privatkunden wollen den Bruttobetrag sehen. Geben Sie beide Beträge an, zusammen mit dem angewendeten Umsatzsteuersatz.
• Gültigkeitsdauer. Ein Angebot ohne Ablaufdatum kann ein Kunde noch Monate später zu alten Preisen annehmen wollen. Vermerken Sie standardmäßig „gültig bis [Datum]“ oder „30 Tage gültig“.
• Zahlungsbedingungen. Wann muss bezahlt werden, im Voraus oder nach Lieferung, und innerhalb wie vieler Tage nach Rechnungsdatum? Auch eventuelle Anzahlungen gehören hierher.
• Handelsregister- und USt-Angaben. Ihre Handelsregisternummer und USt-Identifikationsnummer gehören auf jedes Angebot und jede Rechnung, zusammen mit Firmenname und Adresse.

Fehlt einer dieser Bestandteile, kommt ein Kunde eher mit Rückfragen zurück – oder Sie müssen bei der Rechnungsstellung nachträglich korrigieren. Mehr über die richtige Angebotsstruktur und Ihr Corporate Design erfahren Sie bei Angebote erstellen in slimzaak.

Es gibt grob drei Wege, ein Angebot zu erstellen. Welcher am besten passt, hängt davon ab, wie viele Angebote Sie verschicken und wie wichtig Ihnen ein professioneller Auftritt ist.

Word oder Excel. Für ein einzelnes Angebot pro Monat funktioniert eine Vorlage in Word oder Excel gut, und es kostet Sie nichts extra. Der Nachteil: Sie tippen Kunden- und Produktdaten jedes Mal erneut ein, Nummerierung und Umsatzsteuerberechnung erledigen Sie von Hand, und das Layout verrutscht schnell, sobald Sie eine Zeile hinzufügen oder löschen.

Kostenlose Online-Tools. Es gibt einzelne Online-Generatoren, die Ihnen ohne Installation eine PDF erstellen. Praktisch für ein einmaliges Angebot, doch Ihre Daten werden meist nicht gespeichert: Beim nächsten Angebot fangen Sie wieder bei null an, und eine Anbindung an Ihre Rechnungsstellung gibt es nicht.

Ein Angebotsprogramm. Software, die speziell für Angebote und Rechnungen entwickelt wurde, merkt sich Ihre Kunden, Produkte und Preise. Sie erstellen ein neues Angebot in wenigen Klicks, in Ihrem eigenen Corporate Design mit Logo und Farben, und die Umsatzsteuerberechnung stimmt automatisch. Bei mehr als ein paar Angeboten pro Monat wiegt das die paar Minuten, die Word Ihnen anfangs spart, locker auf.

slimzaak bietet dieses Angebotsprogramm kostenlos innerhalb des Freiberufler-Tarifs an: 0 € pro Monat, bis zu 250 Rechnungen pro Monat, keine Kreditkarte nötig. Sie können also noch heute kostenlos online ein Angebot erstellen und zahlen erst dann für zusätzliche Funktionen, wenn Sie wachsen. Die Optionen finden Sie auf der Preisseite.

Sobald ein Kunde zusagt, muss aus dem Angebot eine Rechnung werden. Erledigen Sie das manuell – eine neue Word- oder Excel-Datei öffnen und die Zeilen abtippen – schleichen sich leicht Fehler ein:

• ein falsch übertragener Betrag oder eine falsche Menge
• ein anderer Umsatzsteuersatz als im Angebot
• abweichende Kundendaten, wodurch Rechnung und Angebot nicht mehr übereinstimmen
• eine Rechnungsnummer, die nicht zu Ihrer Nummernreihe passt

Solche Fehler kosten Zeit zum Korrigieren und untergraben genau den professionellen Eindruck, den Sie mit dem Angebot eigentlich schaffen wollten.

In slimzaak wandeln Sie ein angenommenes Angebot mit einem Klick in eine Rechnung um. Alle Daten — Kunde, Beschreibung, Preise, Umsatzsteuer — werden automatisch übernommen, ohne dass Sie etwas erneut eintippen müssen. Die Rechnung folgt einfach Ihrer laufenden Nummernreihe, und die Umsatzsteuer wird korrekt auf Basis der Angaben aus dem Angebot angewendet. So sparen Sie nicht nur Zeit, sondern schließen auch das Risiko von Abtippfehlern aus. Mehr über diese Verknüpfung lesen Sie bei automatischen Rechnungen, oder werfen Sie einen Blick auf den kompletten Weg vom Angebot bis zur Zahlung im vollständigen Leitfaden zur Rechnungserstellung als Freiberufler.

Ein Angebot ist mehr als eine Preisangabe — es ist ein Verkaufsmoment. Ein paar praktische Tipps, die den Unterschied machen:

• Machen Sie klar, was inbegriffen ist und was nicht. Unklarheit führt zu Zurückhaltung beim Kunden. Trennen Sie Arbeit und Material, wenn das relevant ist, und benennen Sie ausdrücklich, was außerhalb des Umfangs liegt.
• Verschicken Sie schnell. Je länger ein Kunde auf ein Angebot warten muss, desto größer die Chance, dass er bei einem Mitbewerber landet oder das Interesse verliert. Ein Angebot innerhalb von 24 Stunden nach der Anfrage zu verschicken, funktioniert nachweislich besser.
• Sorgen Sie für einen professionellen Auftritt. Ein Angebot mit Ihrem Logo, Ihren Corporate-Design-Farben und einem sauberen Layout schafft mehr Vertrauen als ein loses Word-Dokument. Dieses Vertrauen wirkt sich direkt auf eine höhere Annahmequote aus.
• Machen Sie das Zusagen einfach. Je weniger Schritte ein Kunde gehen muss, um zuzustimmen, desto schneller bekommen Sie ein „Ja“. Vermeiden Sie, dass ein Kunde selbst eine Unterschrift einscannen und zurückmailen muss.
• Bleiben Sie dran. Ein Angebot, auf das nach einer Woche noch keine Reaktion kam, verdient eine kurze Erinnerung. Oft reicht das, um den Prozess wieder in Bewegung zu bringen.

Kombinieren Sie das mit einer sauberen Buchhaltung drumherum — etwa dem Führen von Zahlungen und eventuellen Gutschriften, wie im Artikel Kassenbuch führen und Gutschriften erstellen für die Freiberufler-Buchhaltung beschrieben — und Ihr Prozess vom Angebot bis zur Rechnung läuft reibungslos von Anfang bis Ende.