Rechnung erstellen: der komplette Leitfaden für Freiberufler

Eine Rechnung gilt erst dann als gültig, wenn bestimmte Pflichtangaben enthalten sind. Fehlt etwas, kann die Steuerbehörde den Vorsteuerabzug bei Ihnen oder Ihrem Kunden verweigern. Diese Angaben gehören mindestens darauf:

• Ihre USt-Identifikationsnummer und Ihre Handelsregisternummer
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, ohne Lücken oder Doppelungen
• das Rechnungsdatum
• Name und Adresse von Ihnen selbst und von Ihrem Kunden
• eine klare Beschreibung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
• den Betrag exklusive Umsatzsteuer, den Umsatzsteuersatz und den Umsatzsteuerbetrag sowie den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer

Arbeiten Sie unter der niederländischen Kleinunternehmerregelung (KOR) oder liefern Sie etwas, das von der Umsatzsteuer befreit ist, zum Beispiel bestimmte Bildungs- oder Pflegeleistungen? Dann stellen Sie eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Vermerken Sie in diesem Fall den Grund der Befreiung auf der Rechnung, etwa 'Rechnung umsatzsteuerbefreit gemäß KOR'. Sind Sie sich bei den Regeln für Ihre Situation unsicher, prüfen Sie die aktuellen Anforderungen vor dem Versand Ihrer ersten Rechnung auf Belastingdienst.nl, der niederländischen Steuerbehörde.

Möchten Sie Ihre Rechnungen nicht länger einzeln per E-Mail verwalten? Dann sorgen Sie dafür, dass jede erstellte Rechnung automatisch in derselben Übersicht landet. Das erspart Ihnen Aufwand, sobald Sie die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen oder ein Kunde eine Kopie anfragt.

Eine Rechnungsvorlage für Einzelunternehmer oder andere Freiberufler folgt im Kern immer demselben Aufbau, auch wenn sich das genaue Layout je nach Programm unterscheidet. Oben stehen Ihre Firmendaten und Ihr Logo, gefolgt von den Kundendaten sowie Rechnungsnummer und Datum. Darunter folgen die Rechnungspositionen: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Umsatzsteuersatz und Positionssumme. Am Ende schließen Sie mit Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag ab, dazu Zahlungsfrist und IBAN.

Suchen Sie eine fertige Rechnungsvorlage als PDF, Word oder Excel? Achten Sie dann darauf, dass das Format bereits alle Pflichtangaben enthält und sich leicht an Ihr eigenes Corporate Design anpassen lässt. Fakturieren Sie ohne Umsatzsteuer aufgrund der KOR oder einer Befreiung, nutzen Sie dieselbe Vorlage: Sie lassen die Umsatzsteuerzeile dann einfach leer und vermerken den Befreiungsgrund unten auf der Rechnung.

Keine Lust, jedes Mal eine Vorlage herunterzuladen und von Hand auszufüllen? Mit einem Vorlagen-Designer legen Sie Logo, Farben und Layout einmalig fest und nutzen sie danach automatisch für jede Rechnung – genau darauf ist slimzaak für Freiberufler speziell zugeschnitten.

Viele Freiberufler beginnen damit, Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen. Das ist naheliegend: Die Software ist meist schon vorhanden, kostet nichts extra, und Sie bestimmen das komplette Layout selbst.

Die Nachteile zeigen sich, sobald Sie mehr als ein paar Rechnungen pro Monat verschicken:

• Sie führen die fortlaufende Nummerierung von Hand, und irgendwann geht dabei etwas schief
• keine automatische Prüfung der Pflichtangaben: Fehlt etwas, fällt es oft erst bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf
• Sie archivieren selbst, obwohl Rechnungen gesetzlich über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen
• bei einer Adress- oder Preisänderung passen Sie jede Rechnung einzeln an
• keine Anbindung an Ihre Bank oder Ihren Onlineshop, sodass Sie Zahlungen und Versand manuell kontrollieren

Für eine Rechnung pro Monat ist eine Excel- oder Word-Vorlage völlig ausreichend. Wächst Ihre Buchhaltung, oder verkaufen Sie über mehrere Kanäle, wird manuelle Arbeit schnell fehleranfällig. Möchten Sie wissen, welches Buchhaltungsprogramm dafür besser geeignet ist als einzelne Dateien, dann stellen wir die Optionen für Freiberufler übersichtlich gegenüber.

Eine Zwischenstufe, die viele Freiberufler überspringen: eine separate Rechnungssoftware ohne Anbindung an die Buchhaltung. Das ist genauso manuell wie Word oder Excel, nur mit festem Layout. Für regelmäßiges Fakturieren sparen Sie erst dann wirklich Zeit, wenn Rechnungen, Zahlungen und Umsatzsteuerübersicht in einem System zusammenlaufen.

Neben Word und Excel gibt es Dutzende kostenlose Apps zum Rechnungenerstellen: Sie füllen ein Formular aus und laden direkt eine PDF herunter. Praktisch für eine einmalige Rechnung, etwa kurz nach der Gründung Ihres Unternehmens oder wenn Sie nur gelegentlich etwas fakturieren.

Die Grenzen werden sichtbar, sobald das Fakturieren zur Routine wird:

• Rechnungen werden meist nicht in einer Übersicht gespeichert, sodass Sie sie für die Umsatzsteuervoranmeldung einzeln zusammensuchen
• keine fortlaufende Nummerierung über mehrere Rechnungen hinweg
• keine Anbindung an Kunden, Produkte oder frühere Angebote: Sie tippen dieselben Daten immer wieder neu ein
• oft nur eingeschränkte oder gar keine Unterstützung für mehrere Umsatzsteuersätze, die OSS-Regelung oder Gutschriften bei Retouren

Möchten Sie kostenlos online fakturieren, aber mit vollständiger Übersicht, fortlaufender Nummerierung und einem Archiv? Dann lohnt sich ein Blick auf Rechnungssoftware mit einem echten kostenlosen Tarif statt eines einzelnen Generators. Der Gratis-Freiberufler-Plan von slimzaak bietet Ihnen zum Beispiel bis zu 250 Rechnungen pro Monat, eigene Rechnungsvorlagen und eine Shop-Anbindung, ganz ohne Kreditkarte.

Online fakturieren über ein Rechnungssystem wirkt anfangs vielleicht wie ein Umstieg, der für „nur ein paar Rechnungen“ gar nicht nötig ist. In der Praxis merken Sie den Unterschied vor allem bei der Umsatzsteuervoranmeldung: Umsatz und Umsatzsteuer stehen bereits sortiert bereit, statt dass Sie einzelne PDFs zusammensuchen müssen.

Verkaufen Sie über einen eigenen Onlineshop oder über Marktplätze wie bol.com, Amazon, Shopify oder WooCommerce? Dann ist jede Bestellung eine neue Rechnung, die Sie eigentlich nicht manuell schreiben möchten. Mit automatischen Rechnungen verknüpfen Sie Ihren Shop einmalig, und das System erstellt danach bei jeder neuen Bestellung selbstständig eine Rechnung – mit dem richtigen Umsatzsteuersatz, der OSS-Regelung bei EU-Verkäufen und in Ihrem Corporate Design.

Gibt es eine Retoure? Dann erstellt slimzaak automatisch eine Gutschrift, statt dass Sie selbst korrigieren müssen. Verkaufen Sie gleichzeitig über mehrere Kanäle, zum Beispiel Ihren eigenen Shop plus eine Anbindung an bol.com, laufen alle Bestellungen in einer einzigen fortlaufenden Rechnungsnummerierung zusammen. So entstehen nie doppelte oder übersprungene Nummern.

Sie starten kostenlos, mit bis zu 250 Rechnungen pro Monat und einer manuell verknüpften Shop-Anbindung. Möchten Sie automatisch pro Bestellung fakturieren, wechseln Sie zu einem kostenpflichtigen Tarif ab 9 € pro Monat. So müssen Sie selbst keine Rechnung mehr erstellen, sobald Ihr Shop wächst.

Möchten Sie Ihre Rechnung dennoch lieber selbst, Schritt für Schritt, erstellen? So gehen Sie vor:

1. Sammeln Sie Ihre Daten. Name und Adresse des Kunden, Ihre eigene USt-IdNr. und Handelsregisternummer sowie eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung.
2. Legen Sie Rechnungsnummer und Datum fest. Nutzen Sie eine fortlaufende Reihe, zum Beispiel 2026-001, 2026-002, ohne Nummern zu überspringen.
3. Arbeiten Sie die Rechnungspositionen aus. Menge, Einzelpreis, Umsatzsteuersatz und Positionssumme, für jedes Produkt oder jede Dienstleistung einzeln.
4. Berechnen Sie die Summe. Zwischensumme exklusive Umsatzsteuer, Umsatzsteuerbetrag je Satz und Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer.
5. Prüfen und versenden. Kontrollieren Sie die Pflichtangaben, speichern Sie die Rechnung in Ihrem Archiv und senden Sie sie als PDF an Ihren Kunden.

Haben Sie zuvor mit einem Angebot gearbeitet? Wandeln Sie es mit einem Klick in eine Rechnung um, statt alles neu einzutippen – so bleiben Beträge und Beschreibungen konsistent. Mehr über ein gutes Angebot erfahren? Lesen Sie auch unseren Artikel über Angebote erstellen als Freiberufler.