·slimzaak redactie·5 min leestijd
Der Verkauf über Bol.com läuft gut, doch die Buchhaltung wächst genauso schnell mit. Jede Bestellung bedeutet eine Rechnung, eine Umsatzsteuerberechnung und später eine Auszahlung, die Sie kontrollieren müssen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Buchhaltung Ihrer Bol.com-Verkäufe automatisieren – von der Rechnung bis zur Auszahlung.
Als Bol.com-Verkäufer erhalten Sie rund um die Uhr Bestellungen. Jeder Verkauf bringt Verwaltungsaufwand mit sich: den Umsatz verbuchen, den richtigen Umsatzsteuersatz anwenden und den Betrag später in Ihrer Auszahlung wiederfinden. Machen Sie das manuell in Excel, funktioniert das bei zehn Bestellungen im Monat noch gut, aber bei Hunderten von Aufträgen wird das Abtippen zur Tagesaufgabe.
Hinzu kommt, dass die Auszahlung von Bol.com niemals mit Ihrem Umsatz übereinstimmt. Bol.com behält Provision ein und verrechnet Kosten und Retouren, sodass der Betrag auf Ihrem Bankkonto wenig darüber aussagt, was Sie tatsächlich verkauft haben. Wer nur die Auszahlungen verbucht, gibt zu wenig Umsatz an und vergisst zudem, Kosten separat abzusetzen.
Häufige Fehler bei der manuellen Verarbeitung:
Die Grundlage der Automatisierung ist eine Anbindung zwischen Ihrem Bol.com-Verkäuferkonto und Ihrer Rechnungssoftware. Über die offizielle API ruft die Software jede neue Bestellung automatisch ab, inklusive Kundendaten, Produkten, Preisen und Umsatzsteuer. Aus jeder Bestellung wird sofort eine umsatzsteuerkonforme Rechnung erstellt, mit fortlaufender Nummerierung und Ihrem eigenen Corporate Design.
Das löst gleich ein praktisches Problem: Geschäftskunden auf Bol.com fragen regelmäßig nach einer Rechnung, und die müssen Sie schnell liefern können. Mit automatischer Rechnungsstellung liegt das Dokument bereits bereit, sobald die Bestellung eingeht.
Eine gute Anbindung regelt mindestens Folgendes:
In den Niederlanden gelten drei Umsatzsteuersätze: 21 % (der Regelsatz), 9 % (der ermäßigte Satz, unter anderem für Lebensmittel und Bücher) und 0 % (unter anderem für Exporte außerhalb der EU). Ihre Software muss pro Produkt den richtigen Satz anwenden, sonst stimmt Ihre Voranmeldung nicht und Sie müssen im Nachhinein korrigieren.
Verkaufen Sie über Bol.com auch an Verbraucher in Belgien? Dann zählt dieser Umsatz zur EU-Schwelle von 10.000 € pro Kalenderjahr für grenzüberschreitende Verkäufe an Verbraucher. Bleiben Sie unter dieser Schwelle, dürfen Sie niederländische Umsatzsteuer berechnen. Überschreiten Sie sie, berechnen Sie den belgischen Umsatzsteuersatz und führen diese Steuer über die EU-OSS-Regelung (One Stop Shop) beim Finanzamt (Belastingdienst) ab.
Gute Software erkennt das Land des Kunden automatisch und wendet den richtigen Satz an, sodass Sie nicht bei jeder Bestellung neu überlegen müssen, welche Umsatzsteuer gilt.
Bol.com zahlt periodisch aus und liefert dazu eine Abrechnung: welche Bestellungen ausgezahlt wurden, wie viel Provision einbehalten wurde und welche Korrekturen oder Retouren verrechnet wurden. Reconciliation (Abgleich) bedeutet, dass Sie jede Zeile dieser Abrechnung einer Rechnung oder einem Kostenposten in Ihrer Buchhaltung zuordnen.
Genau das ist die Arbeit, die manuell Stunden kostet und automatisiert in Sekunden erledigt ist. Das Ergebnis:
Gerade wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen, ist die automatische Reconciliation der Teil, der am meisten Zeit spart.
Retouren gehören zum Verkauf über Bol.com dazu. Buchhalterisch bedeutet jede Retoure eine Gutschrift: eine Korrektur der ursprünglichen Rechnung, inklusive der Umsatzsteuer. Verarbeiten Sie Ihre Retouren nicht, steht Ihr Umsatz zu hoch in den Büchern und Sie führen zu viel Umsatzsteuer ab.
Mit einer automatisierten Anbindung wird bei jeder registrierten Retoure automatisch eine Gutschrift erstellt, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Die USt-Korrektur landet dadurch von selbst im richtigen Meldezeitraum Ihrer Voranmeldung.
Prüfen Sie bei Ihrer Software, ob Retouren wirklich automatisch verarbeitet werden. Manche Tools erstellen zwar Rechnungen, überlassen Gutschriften aber Ihnen — dann bleibt die fehleranfällige Handarbeit trotzdem bestehen.
Möchten Sie Ihre Bol.com-Buchhaltung wirklich automatisieren, prüfen Sie, ob ein Tool Folgendes leistet:
slimzaak ist genau dafür gebaut: Es bindet sich direkt an Bol.com an (und auch an Amazon, Shopify und WooCommerce), erstellt aus jeder Bestellung automatisch eine umsatzsteuerkonforme Rechnung, verarbeitet Retouren als Gutschrift und gleicht Ihre Auszahlungen mit Rechnungen und Kosten ab. Sie können kostenlos starten, ganz ohne Kreditkarte, sodass Sie zunächst mit Ihren eigenen Bestellungen testen können, ob die Automatisierung das leistet, was Sie erwarten.
Für Privatkunden sind Sie meist nicht verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, müssen Ihren Umsatz und Ihre Umsatzsteuer aber vollständig dokumentieren. Geschäftskunden haben hingegen Anspruch auf eine USt-Rechnung. Mit automatischer Rechnungsstellung liegt für jede Bestellung sofort ein korrektes Dokument bereit, sodass Sie nie nachträglich suchen müssen.
Verbuchen Sie Ihren Umsatz auf Basis des vollen Verkaufspreises und die Provision von Bol.com separat als Betriebsausgabe. Die Auszahlungsabrechnung von Bol.com zeigt pro Bestellung, wie viel Provision einbehalten wurde. Software, die Auszahlungen automatisch abgleicht, verbucht diese Kosten für Sie und verhindert, dass Sie Abzugsposten verpassen.
Bei einer Retoure erstellen Sie eine Gutschrift, die die ursprüngliche Rechnung korrigiert, inklusive der Umsatzsteuer. Diese USt-Korrektur verarbeiten Sie in der Voranmeldung des Meldezeitraums, in dem die Retoure stattfand. Ohne Gutschriften steht Ihr Umsatz zu hoch in den Büchern und Sie führen zu viel Umsatzsteuer ab.
Bei einer Handvoll Bestellungen im Monat geht das, auch wenn es durch Provisionen, Retouren und Umsatzsteuersätze fehleranfällig bleibt. Ab einigen Dutzend Bestellungen im Monat lohnt sich Automatisierung so gut wie immer: Sie sparen Stunden pro Woche, und Ihre USt-Voranmeldung basiert auf vollständigen Daten statt auf Handarbeit.
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