Die OSS-Regelung erklärt: So funktioniert die Umsatzsteuer bei EU-Verkäufen

OSS steht für One Stop Shop: eine zentrale Anlaufstelle für die Umsatzsteuer auf Ihre Verkäufe an Verbraucher in anderen EU-Ländern. In den Niederlanden heißt dieses Verfahren offiziell unieregeling.

Das Problem, das die Regelung löst: Wenn Sie beispielsweise an einen Verbraucher in Belgien oder Deutschland verkaufen und dort die lokale Umsatzsteuer abführen müssen, müssten Sie sich im Grunde in jedem dieser Länder einzeln registrieren und dort auch Ihre Steuererklärung abgeben. Für einen Webshop, der in zehn EU-Länder liefert, ist das schlicht nicht praktikabel.

Mit der OSS-Regelung geben Sie stattdessen eine einzige, separate Quartalsmeldung bei der niederländischen Belastingdienst für die gesamte ausländische Umsatzsteuer ab. Sie zahlen einen Gesamtbetrag, und die Belastingdienst verteilt diesen anschließend an die betroffenen EU-Länder. Die EU hat die Umsatzsteuervorschriften für diese sogenannten Fernverkäufe harmonisiert, sodass Webshops in der gesamten Union nach demselben System arbeiten. Allgemeine Informationen zu den EU-Umsatzsteuervorschriften finden Sie unter europa.eu.

Die Regelung wird erst relevant, sobald Sie die EU-Schwelle von 10.000 Euro pro Kalenderjahr überschreiten. Dabei gelten einige Spielregeln, die häufig missverstanden werden:

• Die Schwelle gilt für Ihren gesamten grenzüberschreitenden Umsatz mit Verbrauchern in allen anderen EU-Ländern zusammen — nicht pro Land.
• Es geht um Verkäufe an Verbraucher (und Abnehmer ohne USt-IdNr), nicht um gewerbliche Lieferungen an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr.
• Bleiben Sie unter der Schwelle, dürfen Sie einfach niederländische Umsatzsteuer berechnen, und alles läuft über Ihre reguläre Steuererklärung.
• Überschreiten Sie die Schwelle, berechnen Sie ab diesem Moment den USt-Satz des Landes Ihres Kunden: Ein deutscher Kunde zahlt den deutschen USt-Satz, ein belgischer Kunde den belgischen.

Sie können sich auch freiwillig dafür entscheiden, bereits unterhalb der Schwelle den Steuersatz des Bestimmungslandes anzuwenden. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie ohnehin erwarten, die Schwelle zu überschreiten, und Ihre Preise nicht mitten im Jahr anpassen möchten.

In der Praxis funktioniert das Verfahren so:

1. Registrieren. Sie melden sich für die unieregeling bei der Belastingdienst an. Das erledigen Sie online über das Unternehmensportal.
2. Umsatzsteuer pro Land berechnen. Ab Ihrer Registrierung wenden Sie bei EU-Verbraucherverkäufen den USt-Satz des Landes Ihres Kunden an.
3. OSS-Quartalsmeldung. Jedes Quartal reichen Sie eine separate OSS-Meldung ein, mit dem Umsatz und der geschuldeten Umsatzsteuer pro Land. Diese steht getrennt von Ihrer regulären niederländischen Umsatzsteuererklärung.
4. Eine Zahlung. Sie zahlen den Gesamtbetrag an die Belastingdienst, die ihn an die anderen EU-Länder weiterleitet.

Wichtig zu wissen: Die OSS-Meldung ersetzt nicht Ihre reguläre Umsatzsteuererklärung. Ihr Inlandsumsatz und Ihre Vorsteuer bleiben Teil Ihrer normalen Quartalserklärung; lediglich die ausländischen Verbraucherverkäufe wandern in die OSS-Meldung.

Relevant:

• Webshops, die Produkte an Verbraucher in anderen EU-Ländern liefern und die Schwelle von 10.000 Euro überschreiten
• Verkäufer, die über Marktplätze wie bol.com oder Amazon an ausländische EU-Verbraucher liefern — dieser Umsatz zählt ganz normal für die Schwelle mit
• Anbieter bestimmter digitaler Dienstleistungen an EU-Verbraucher

Nicht (oder anders) relevant:

• Gewerbliche Lieferungen an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr: Das sind innergemeinschaftliche Lieferungen mit eigenen Regeln, außerhalb der OSS-Regelung
• Verkäufe an Kunden außerhalb der EU: Das ist Export, für den in der Regel der 0-%-Satz gilt
• Bestimmte Plattformverkäufe: In spezifischen Situationen, etwa bei Einfuhr von außerhalb der EU, kann der Marktplatz selbst für die Abführung der Umsatzsteuer verantwortlich sein

Gerade die letzte Kategorie erfordert genaues Hinsehen. Verkaufen Sie über mehrere Kanäle und Länder, prüfen Sie pro Vertriebsweg, wer die Umsatzsteuer abführt — Sie oder die Plattform —, bevor Sie alles in Ihrer OSS-Meldung erfassen.

Die OSS-Regelung vereinfacht die Meldung, stellt aber durchaus Anforderungen an Ihre Buchführung. Sie müssen pro Verkauf nachweisen können, in welchem Land sich der Kunde befindet und welchen USt-Satz Sie angewendet haben. Konkret bedeutet das:

• Umsatz pro EU-Land erfassen, damit Sie die Schwelle kommen sehen und Ihre OSS-Meldung pro Land ausfüllen können
• den richtigen USt-Satz pro Bestimmungsland anwenden, auch wenn sich Sätze ändern
• Rechnungen und Verkaufsdaten sorgfältig für eventuelle Prüfungen aufbewahren

Manuell ist das fehleranfällig: Jedes EU-Land hat eigene Sätze, und Sie müssen pro Bestellung den richtigen anwenden. Das ist geradezu prädestiniert für Automatisierung. slimzaak unterstützt die EU-OSS-Regelung standardmäßig: Es erkennt das Land des Kunden, wendet automatisch den richtigen USt-Satz auf Rechnungen aus Ihren Webshop- und Marktplatzbestellungen an und liefert Umsatzsteuerübersichten, mit denen Sie sowohl Ihre reguläre Erklärung als auch Ihre OSS-Meldung ausfüllen. So wächst Ihre Verwaltung mühelos mit, sobald Sie grenzüberschreitend verkaufen.