·slimzaak redactie·5 min leestijd
Jedes Quartal aufs Neue: die USt-Voranmeldung. Für Webshops ist sie etwas kniffliger als für den durchschnittlichen Unternehmer: mehrere Verkaufskanäle, unterschiedliche Umsatzsteuersätze und vielleicht auch Kunden in anderen EU-Ländern. Mit dieser Anleitung erledigen Sie die Voranmeldung strukturiert, ganz ohne böse Überraschungen im Nachhinein.
Eine reibungslose USt-Voranmeldung beginnt mit vollständigen Unterlagen. Halten Sie Folgendes griffbereit, bevor Sie mit dem Rechnen beginnen:
Die größte Falle für Webshops ist Unvollständigkeit: ein vergessener Verkaufskanal oder ein Stapel unverarbeiteter Retouren, und schon stimmt Ihre Voranmeldung nicht mehr. Auf Ondernemersplein finden Sie einen Überblick über Ihre Buchführungspflichten als Unternehmer in den Niederlanden, einschließlich dessen, was Sie wie lange aufbewahren müssen.
Zählen Sie zunächst alle Verkäufe des Quartals über sämtliche Kanäle hinweg zusammen. Nutzen Sie dafür die Bestellungen und Rechnungen, nicht die Auszahlungen der Marktplätze — diese sind bereits um Provisionen gekürzt und ergeben daher einen zu niedrigen Umsatz.
Teilen Sie diesen Umsatz anschließend nach Umsatzsteuersatz auf:
In der Voranmeldung tragen Sie Umsatz und zugehörige Umsatzsteuer pro Satz getrennt ein. Verarbeiten Sie Retouren als negativen Umsatz im selben Steuersatz, damit Sie nicht zu viel Umsatzsteuer abführen. Sind Sie sich beim Steuersatz eines Produkts unsicher? Prüfen Sie ihn bei der Belastingdienst, statt zu raten: Ein falscher Satz wirkt sich jedes Quartal erneut aus.
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst auf geschäftliche Kosten gezahlt haben. Diese dürfen Sie von der Umsatzsteuer abziehen, die Sie abführen müssen. Denken Sie für einen Webshop an:
Die Voraussetzung: Sie besitzen eine gültige Rechnung mit Umsatzsteuerausweis auf den Namen Ihres Unternehmens. Kosten, die Sie teilweise privat nutzen, dürfen Sie nur für den geschäftlichen Anteil abziehen. Bewahren Sie alle Einkaufsrechnungen digital auf und verarbeiten Sie sie über das gesamte Quartal hinweg statt an einem einzigen stressigen Abend — sonst übersehen Sie garantiert Belege und damit Vorsteuerabzug.
Verkaufen Sie an Verbraucher in anderen EU-Ländern, zum Beispiel belgische Kunden über Ihren Webshop oder bol.com? Dann gilt die EU-Schwelle von 10.000 € pro Kalenderjahr für alle Ihre grenzüberschreitenden Verkäufe an Verbraucher zusammen.
Der OSS-Umsatz gehört also nicht in Ihre gewöhnlichen inländischen Rubriken. Führen Sie Ihren EU-Umsatz pro Land nach, damit Sie sehen, wann Sie sich der Schwelle nähern, und sich rechtzeitig für die Union-Regelung registrieren können.
Die meisten Webshops geben quartalsweise ihre Voranmeldung ab. Voranmeldung und Zahlung müssen spätestens am letzten Tag des Monats nach Ablauf des Quartals eingegangen sein: Das zweite Quartal melden Sie also spätestens am 31. Juli.
So gehen Sie vor:
Eine verspätete Meldung oder Zahlung kann ein Bußgeld nach sich ziehen, auch wenn per saldo nichts zu zahlen ist. Tragen Sie sich die Fristen also fest in Ihren Kalender ein — vier feste Termine pro Jahr.
Die meisten Umsatzsteuerfehler bei Webshops entstehen nicht beim Ausfüllen selbst, sondern in den Wochen davor: ein vergessener Kanal, unverarbeitete Retouren, Provisionen, die nicht als Kosten verbucht wurden, oder EU-Umsatz in der falschen Rubrik. Die Lösung ist eine Buchführung, die das ganze Quartal über automatisch mitläuft, statt einer nachträglichen Rekonstruktion.
Das lässt sich größtenteils automatisieren. slimzaak verbindet sich beispielsweise direkt mit bol.com, Amazon, Shopify und WooCommerce, wendet die niederländischen Umsatzsteuerregeln automatisch auf jede Bestellung an, verarbeitet Retouren als Gutschrift und stellt Ihnen dazu Umsatzsteuerübersichten bereit, die Sie so direkt in Ihre Quartalsvoranmeldung übernehmen — einschließlich Unterstützung für die OSS-Regelung bei EU-Verkäufen.
So wird die Voranmeldung zu einer Viertelstunde Kontrolle statt zu einem Abend voller Exporte und Tabellenkalkulationen.
Die meisten Webshops geben quartalsweise ihre Voranmeldung ab. Voranmeldung und Zahlung müssen spätestens am letzten Tag des Monats nach Ablauf des Quartals bei der Belastingdienst eingegangen sein. Die Belastingdienst kann in bestimmten Fällen einen anderen Zeitraum zuweisen, zum Beispiel eine monatliche Meldung.
In den Niederlanden gelten drei Sätze: 21 % als Standardsatz, 9 % als ermäßigter Satz unter anderem für Lebensmittel und Bücher sowie 0 % unter anderem für den Export außerhalb der EU. Prüfen Sie im Zweifel den Satz für Ihre Produktgruppe auf der Website der Belastingdienst, denn ein falscher Satz wirkt sich jedes Quartal erneut aus.
Nein, nur die Umsatzsteuer auf geschäftliche Kosten, für die Sie eine gültige Rechnung mit Umsatzsteuerausweis besitzen. Kosten, die Sie teilweise privat nutzen, dürfen Sie nur für den geschäftlichen Anteil abziehen. Ohne Rechnung kein Abzug — bewahren Sie deshalb alle Einkaufsrechnungen und Belege auf.
Kleine Abweichungen dürfen Sie meist mit Ihrer nächsten Voranmeldung verrechnen. Für größere Korrekturen reichen Sie eine USt-Suppletion (btw-suppletie) bei der Belastingdienst ein, mit der Sie die frühere Voranmeldung offiziell korrigieren. Tun Sie das, sobald Sie den Fehler entdecken: Eine eigene Korrektur fällt fast immer günstiger aus als das Abwarten auf eine Prüfung.
Die OSS-Regelung erklärt: Ab wann gilt die Schwelle von 10.000 Euro, wie funktioniert die unieregeling und wie melden Sie die Umsatzsteuer über die Belastingdienst?
Automatisieren Sie Ihre Bol.com-Buchhaltung: Rechnungen aus Bestellungen erstellen, Umsatzsteuer korrekt verbuchen und Auszahlungen abgleichen. Praktischer Leitfaden für Verkäufer.
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