USt-Voranmeldung als Freiberufler in den Niederlanden: Anleitung in 6 Schritten

Die meisten Freiberufler geben eine Quartalsvoranmeldung ab: viermal im Jahr melden Sie die Umsatzsteuer der vergangenen drei Monate. Das ist die Standardeinteilung, die die Belastingdienst zuweist, sobald Sie Ihr Unternehmen anmelden.

In zwei Fällen kann das abweichen:

• Jahresvoranmeldung: Zahlen Sie pro Jahr weniger als 1.883 € Umsatzsteuer, kann die Belastingdienst Sie auf eine Jahresvoranmeldung umstellen. Das geschieht automatisch, Sie müssen dafür selbst nichts beantragen.
• Monatsvoranmeldung: Fällt bei Ihnen strukturell ein hoher Umsatzsteuerbetrag an, oder verlangt die Belastingdienst es ausdrücklich, können Sie auf eine Monatsvoranmeldung umgestellt werden.

Für die meisten Freiberufler mit einer Handvoll Rechnungen pro Monat bleibt es einfach bei vier Quartalsvoranmeldungen im Jahr. Tragen Sie sich die festen Fristen in Ihren Kalender ein: 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar, für das erste bis vierte Quartal. Möchten Sie Ihre gesamte Freiberufler-Buchführung dauerhaft im Griff haben, nicht nur rund um die USt-Frist? Dann werfen Sie einen Blick auf unsere Checkliste für die Buchführung als Freiberufler.

Viele Freiberufler verwechseln zu Beginn ihre KVK-Nummer mit ihrer USt-IdNr, dabei handelt es sich um zwei verschiedene Nummern mit unterschiedlichem Zweck:

• Ihre KVK-Nummer erhalten Sie bei der Eintragung ins Handelsregister und verwenden Sie unter anderem gegenüber der Kamer van Koophandel.
• Ihre USt-IdNr (btw-identificatienummer) verwenden Sie gegenüber Kunden: Diese Nummer gehört verpflichtend auf jede Rechnung, die Sie verschicken.

Seit 2020 erhält jede eenmanszaak (niederländisches Einzelunternehmen) eine eigene USt-IdNr, losgelöst vom persönlichen Bürgerservicenummer (BSN). Davor basierte die USt-Nummer von Einzelunternehmen direkt auf der BSN, was ein Datenschutzrisiko darstellte, sobald diese Nummer auf Rechnungen oder einer Website erschien. Die heutige USt-IdNr enthält diese BSN nicht mehr.

Ihre USt-IdNr finden Sie:

• in Mijn Belastingdienst Zakelijk, unter Ihren USt-Daten
• auf dem Schreiben, das Sie seinerzeit von der Belastingdienst bei Ihrer USt-Registrierung erhalten haben
• auf Rechnungen, die Sie bereits zuvor verschickt haben

Zu beachten: Neben Ihrer USt-IdNr besitzen Sie außerdem ein omzetbelastingnummer (btw-nummer), das Sie im Kontakt mit der Belastingdienst selbst verwenden, etwa bei der Voranmeldung. Diese Nummer endet auf B mit einer Folgenummer und ist damit nicht dieselbe Nummer wie die USt-IdNr auf Ihren Rechnungen.

Sammeln Sie für das Quartal alle Rechnungen, die Sie verschickt haben — nicht die Zahlungen, die Sie erhalten haben, denn diese können in einem anderen Quartal eingehen als dem, in dem Sie die Rechnung gestellt haben. Für die USt-Voranmeldung zählen die Rechnungen, nicht die Gutschriften auf Ihrem Konto.

Teilen Sie Ihren Umsatz anschließend nach Umsatzsteuersatz auf:

• 21 %: der Standardsatz, der für die meisten Dienstleistungen und Produkte gilt
• 9 %: der ermäßigte Satz, etwa für bestimmte kreative, kulturelle oder persönliche Dienstleistungen
• 0 %: unter anderem bei Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Ländern (Reverse-Charge-Verfahren) oder beim Export außerhalb der EU

Als Freiberufler arbeiten Sie meist mit ein oder zwei Sätzen, dieser Schritt ist also oft schnell erledigt. Arbeiten Sie dennoch gelegentlich für Privatkunden in anderen EU-Ländern, etwa weil Sie neben Dienstleistungen auch Produkte verkaufen? Dann kann die OSS-Regelung greifen, sobald Sie über 10.000 € jährlichen EU-Umsatz kommen. Haben Sie zusätzlich einen Webshop mit Verkäufen über mehrere Kanäle, lesen Sie dazu unsere separate Anleitung zur USt-Voranmeldung für Webshops.

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie selbst auf geschäftliche Kosten gezahlt haben. Diese Umsatzsteuer dürfen Sie von dem Betrag abziehen, den Sie abführen müssen. Für einen Freiberufler geht es dabei meist um:

• Software-Abonnements, etwa Buchhaltungssoftware, Designtools oder Projektmanagement-Tools
• einen Laptop, ein Telefon oder andere geschäftliche Ausstattung
• Büromaterial und gegebenenfalls einen Teil Ihrer Wohnkosten
• Reisekosten sowie geschäftliche Mittagessen oder Repräsentationskosten
• Weiterbildungen und Fachliteratur mit Bezug zu Ihrer Tätigkeit

Die Voraussetzung ist immer dieselbe: Sie besitzen eine gültige Rechnung mit Umsatzsteuerausweis auf den Namen Ihres Unternehmens. Ein Kassenbon ohne Umsatzsteuerausweis oder ein Beleg auf Ihren privaten Namen zählt nicht. Nutzen Sie etwas teilweise privat, wie Ihr Telefon, ziehen Sie nur den geschäftlichen Anteil der Umsatzsteuer ab.

Bewahren Sie Belege und Rechnungen über das gesamte Quartal hinweg auf, statt erst beim Ausfüllen der Voranmeldung danach zu suchen. Ein fehlender Beleg bedeutet einen verpassten Vorsteuerabzug.

Sobald Sie Ihren Umsatz pro Satz und Ihre Vorsteuer ermittelt haben, reichen Sie die Voranmeldung selbst ein. slimzaak bereitet die Zahlen vor, doch das eigentliche Einreichen bei der Belastingdienst erledigen Sie immer selbst oder Ihr Steuerberater für Sie.

So funktioniert es:

1. Melden Sie sich mit DigiD oder eHerkenning bei Mijn Belastingdienst Zakelijk an.
2. Tragen Sie pro Satz Ihren Umsatz und die geschuldete Umsatzsteuer ein und geben Sie Ihre Vorsteuer in der dafür vorgesehenen Rubrik an.
3. Prüfen Sie den Endsaldo: zu zahlen oder zu erstatten.
4. Senden Sie die Voranmeldung digital ab.
5. Zahlen Sie den geschuldeten Betrag mit dem korrekten Zahlungskennzeichen (betalingskenmerk), oder warten Sie bei einem negativen Saldo auf die Erstattung.

Die Frist für sowohl das Einreichen als auch das Zahlen ist der letzte Tag des Monats nach Ablauf des Quartals. Für das zweite Quartal ist das also spätestens der 31. Juli. Verspätetes Einreichen oder Zahlen kann ein Bußgeld nach sich ziehen, selbst wenn per saldo nichts zu zahlen ist — tragen Sie sich die vier festen Termine also fest in Ihren Kalender ein.

Der größte Zeitverlust bei der USt-Voranmeldung liegt nicht im Ausfüllen selbst, sondern im Zusammensuchen der Zahlen: Welche Rechnungen fielen in dieses Quartal, welcher Satz gehörte dazu, welche Belege dürfen Sie abziehen. Diese Arbeit lässt sich größtenteils automatisieren.

slimzaak wendet die niederländischen Umsatzsteuerregeln automatisch auf jede Rechnung an, die Sie verschicken, sodass jede Rechnung sofort USt-konform ist und den richtigen Satz trägt. Belege und Einkaufsrechnungen scannen Sie per KI ein, woraufhin die Umsatzsteuer automatisch erkannt und verarbeitet wird. Am Ende des Quartals steht eine fertige Übersicht über Ihren Umsatz und Ihre Vorsteuer pro Satz bereit, die Sie nur noch in Mijn Belastingdienst Zakelijk übernehmen müssen. Verkaufen Sie gelegentlich auch an Kunden in anderen EU-Ländern, unterstützt slimzaak zudem die OSS-Regelung.

Was slimzaak nicht macht: die Voranmeldung selbst bei der Belastingdienst einreichen. Das bleibt immer Ihre eigene Handlung oder die Ihres Steuerberaters — slimzaak sorgt lediglich dafür, dass Ihre Zahlen bereits bereitstehen, wenn Sie sich einloggen.

Sind Sie Freiberufler und möchten selbst erleben, wie viel Zeit das spart? Schauen Sie sich slimzaak für Freiberufler an, testen Sie automatische, USt-konforme Rechnungen, oder werfen Sie direkt einen Blick auf unsere Preise — der Gratis-ZZP-Plan kostet 0 € pro Monat, bis zu 250 Rechnungen monatlich, ganz ohne Kreditkarte.