Mollie-Zahlungen automatisch in Rechnungen umwandeln

Mollie ist ein Zahlungsdienstleister. Eine Zahlung ist dort der Beleg, dass Geld geflossen ist, kein Buchhaltungsdokument. Eine Rechnung braucht mehr: eine fortlaufende Rechnungsnummer, Ihre Firmendaten, die Daten Ihres Kunden und eine MwSt.-Aufschlüsselung. Wenn Sie diese Anforderungen noch einmal an einem Ort sehen möchten, lesen Sie unseren Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung.

Bei einer Webshop-Plattform wie Shopify oder WooCommerce schließt die Anbindung diese Lücke: die Bestellung liefert die Daten, und die Rechnung folgt daraus. Eine eigene Website hat diese Zwischenschicht nicht. Es gibt nur eine Zahlung, und in der steckt oft mehr, als man denkt: Betrag, Zeitpunkt, Beschreibung, Rechnungsadresse und, wenn Ihre Seite sie mitschickt, die Positionen mit MwSt.-Satz.

Auf dieser Zahlung baut Mollie Facturatie auf. Ihre Seite bleibt, wie sie ist; slimzaak liest im Nachhinein aus Ihrem Mollie-Konto, was bezahlt wurde.

Mollie Facturatie ist eine App-Erweiterung in slimzaak (die Seite heißt in der englischen Oberfläche Mollie Invoicing). Sie verbinden Ihr eigenes Mollie-Konto per OAuth: Sie melden sich bei Mollie an und geben slimzaak Lesezugriff auf Ihre Zahlungen, Rückerstattungen und Mollie-Rechnungen. slimzaak kann in Ihrem Mollie-Konto nichts bezahlen und nichts ändern. Den Zugriff entziehen Sie über Mollie oder mit Disconnect in slimzaak.

Danach ruft slimzaak neue Zahlungen alle 30 Minuten ab; mit Fetch now geht es sofort. Es zählen nur bezahlte Zahlungen, und nur solche aus dem Live-Modus: Testzahlungen sieht slimzaak nie. Die Oberfläche von slimzaak gibt es auf Niederländisch und Englisch, standardmäßig ist sie niederländisch; die Bezeichnungen unten sind die englischen.

Ihre Website muss slimzaak nichts übergeben, aber die Zahlung, die sie bei Mollie anlegt, ist die Quelle der Rechnung. Je mehr Sie hineinschreiben, desto weniger müssen Sie später ergänzen. Diese Felder liest slimzaak.

Die MwSt. ist der Teil einer Rechnung, bei dem man nicht raten möchte, und slimzaak rät auch nicht. Der Satz einer Zahlung wird in dieser Reihenfolge bestimmt:

1. Schickt Ihre Seite Positionen mit einem vatRate mit, gilt der Satz jeder Position.
2. Kommt die Zahlung als ein einzelner Betrag ohne Positionen an, verwendet slimzaak einen Satz, den Sie früher für dieselbe Beschreibung gewählt haben, und sonst Ihre feste Auswahl: alles 0 %, 9 % oder 21 % (die niederländischen Sätze), wenn alle Ihre Verkäufe denselben Satz haben.
3. Wählen Sie beim Abrechnen selbst einen Satz, gilt er für diese Zahlung, und wir merken ihn uns für diese Beschreibung.

Gibt es nichts davon, zum Beispiel bei Positionen ohne Satz, wird die Rechnung ein Entwurf, der sagt, was fehlt: der MwSt.-Satz oder das Land des Kunden. Sie ergänzen es und stellen die Rechnung aus. Es entsteht also nie eine ausgestellte Rechnung mit einem geratenen Satz.

Die Rechnung wird aus Bruttobeträgen aufgebaut: was Ihr Kunde bezahlt hat, steht auf der Rechnung, inklusive MwSt. Bei einem Kunden außerhalb der Niederlande schaut slimzaak auf das Land und die Art des Kunden. Ein Geschäftskunde aus einem anderen EU-Land mit USt-IdNr. bekommt Reverse-Charge (0 %), ein Kunde außerhalb der EU 0 %. Ist OSS in Ihren Einstellungen aktiv, rechnet slimzaak den Satz, den Sie für eine Zahlung ohne Positionen festgelegt haben, auf den Satz des Landes des Verbrauchers in derselben Gruppe um (Normal- oder ermäßigter Satz). Wie dieses Verfahren funktioniert, erklärt der Beitrag OSS-Verfahren für Webshops.

Sobald Sie Mollie verbinden, legt slimzaak noch keine Rechnungen oder Ausgaben an. Alles, was es findet, kommt auf eine Liste, mit dem, was pro Zahlung passieren würde, zum Beispiel Becomes invoice + order. Sie wählen pro Zahlung oder für eine Gruppe auf einmal: Invoice, Ignore oder Link. Das ist eine bewusste Entscheidung, denn eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr löschen.

Die Liste hilft auch bei dem, was Sie schon haben:

• Schon selbst eine Rechnung erstellt? Trägt eine Rechnung von Ihnen die Zahlungs-ID (tr_…), verknüpfen wir sie mit der Zahlung, statt eine zweite zu erstellen. Gibt es innerhalb einer Woche nach der Zahlung eine Rechnung über denselben Betrag, schlagen wir sie als Verknüpfung vor.
• Zahlungen, die keine Verkäufe sind? Wählen Sie Ignore, also from now on, und ähnliche Zahlungen (gleiche Beschreibung, ohne Bestellnummer) werden übersprungen.
• Unsicher bei einer Zahlung? Öffnen Sie die Details: wer bezahlt hat, welche Positionen, welcher Satz und welche Summen. Diese Übersicht wird von demselben Code berechnet, der die Rechnung erstellt, Sie sehen also vorher, was Sie bekommen.

Sind Sie mit dem Prüfen fertig, stellen Sie die Arbeitsweise auf Automatic. Neue Zahlungen werden dann sofort zur Rechnung und neue Mollie-Rechnungen sofort zur Ausgabe. Was schon auf der Liste stand, wartet weiter auf Ihre Entscheidung.

Eine Rechnung ist nicht das Einzige, was aus einer Zahlung folgt:

• Kunde und Bestellung. Gibt die Zahlung eine E-Mail-Adresse oder einen Mollie-Kunden mit, wird der Zahler ein Kunde in slimzaak. Die Zahlung erscheint als abgeschlossene, bezahlte Bestellung unter Ihren Bestellungen und Ihrem Umsatz.
• Rückerstattungen. Erstatten Sie eine Zahlung ganz oder teilweise in Mollie, erstellt slimzaak eine Gutschrift, die an der Rechnung hängt. Mehr zu Gutschriften lesen Sie in Kassenbuch und Gutschriften. slimzaak sieht Rückerstattungen bei Zahlungen der letzten 60 Tage. Ist die Rechnung noch ein Entwurf, folgt die Gutschrift erst, nachdem Sie sie ausgestellt haben, beim nächsten Abruf.
• Mollie-Gebühren. Die Rechnungen, die Mollie Ihnen schickt, also die Transaktionsgebühren, landen als Ausgabe in Ihrer Buchhaltung, mit Mollie B.V. als Lieferant und dem PDF, sofern Mollie es liefert, ab dem Monat Ihres Startdatums. Auch dort wählen Sie bei Review first selbst, was gebucht wird.
• Nummerierung. Eine Rechnung bekommt die nächste Nummer in der fortlaufenden Reihe Ihres Unternehmens, mit einem PDF dazu.

Diese Erweiterung passt nicht in jede Situation, und das sagen wir lieber vorher:

• Ihre Seite läuft auf Shopify, WooCommerce oder einem anderen angebundenen Webshop. Dann rechnet die Webshop-Anbindung die Bestellung ab, und slimzaak erkennt die Mollie-Zahlung als dazugehörig (über order_id in den Metadaten oder Order #1043 in der Beschreibung), sodass nichts doppelt abgerechnet wird. Nur ein manueller Shop rechnet eine Zahlung selbst ab. Gehört ein Profil auch zu einem Webshop, wartet eine Zahlung ohne Bestellung bis zu drei Tage auf diese Bestellung.
• Moneybird erstellt Ihre Rechnungen. Ist Moneybird als rechnungsstellende Stelle eingerichtet, erstellt Mollie Facturatie keine slimzaak-Rechnungen: diese Nummern würden in Büchern landen, die Sie an Moneybird übergeben haben. Siehe slimzaak und Moneybird.
• Ihr Kunde muss die Rechnung in einer anderen Sprache bekommen. Die Rechnungen werden derzeit auf Niederländisch erstellt.
• Sie haben nur eine Handvoll Zahlungen im Monat. Dann reicht es vielleicht, die Rechnung selbst zu erstellen, zum Beispiel mit unserem Leitfaden zum Erstellen einer Rechnung.
• Sie nutzen Mollie nicht. Diese Erweiterung liest nur Mollie.
• Rückbuchungen (Chargebacks). Die verarbeitet die Erweiterung noch nicht; eine Rückerstattung, die Sie selbst vornehmen, dagegen schon.

Verkaufen Sie nur über einen angebundenen Webshop oder Marktplatz, brauchen Sie diese Erweiterung nicht. Nehmen Sie zusätzlich Zahlungen auf einer eigenen Website an, schließt sie genau diese Lücke.