Factuur niet betaald? Zo stuur je een betalingsherinnering en aanmaning

Is de betaaltermijn verstreken zonder dat de factuur is betaald? Wacht dan niet te lang, maar grijp ook niet meteen naar zware taal. De meeste late betalingen zijn geen onwil, maar gewoon een factuur die is blijven liggen. Een korte, vriendelijke herinnering lost dat in de praktijk vaak al op.

Stuur die herinnering het liefst binnen een week na de vervaldatum. Zorg dat hij deze onderdelen bevat:

• een verwijzing naar het factuurnummer en de oorspronkelijke factuurdatum
• het openstaande bedrag en de oorspronkelijke betaaltermijn
• een nieuwe, korte betaaltermijn, bijvoorbeeld 7 tot 14 dagen
• een vriendelijke, zakelijke toon zonder dreigende taal

In deze fase reken je nog geen rente of kosten. Het doel is simpel: de klant eraan herinneren en de relatie intact houden. Betaalt je klant hierna alsnog, dan heb je met een minimale inspanning veel gedoe voorkomen. Als je facturen consistent met duidelijke betaaltermijnen en professionele opmaak verstuurt, is de kans op dit soort vergissingen sowieso al kleiner.

Reageert de klant niet op je herinnering, of verstrijkt ook de nieuwe betaaltermijn? Dan stuur je een formele aanmaning. Dit is een belangrijk juridisch moment, zeker als je factureert aan consumenten (particulieren).

Bij consumenten ben je wettelijk verplicht om eerst een aanmaning te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Dit staat bekend als de 14-dagenbrief: je geeft de klant nog eens 14 dagen de tijd om alsnog te betalen, gerekend vanaf de dag ná ontvangst van de brief. Een geldige aanmaning bevat:

• een duidelijke omschrijving van de vordering (factuurnummer, bedrag, datum)
• een betalingstermijn van precies 14 dagen na ontvangst
• de expliciete vermelding welke incassokosten je in rekening brengt als er niet binnen die termijn wordt betaald, inclusief het bedrag
• de vermelding dat ook wettelijke rente kan gaan lopen

Ontbreekt deze aanmaning, of mist hij een van deze elementen, dan kun je bij consumenten achteraf geen incassokosten claimen — ook niet als de vordering verder klopt. Verstuur de aanmaning aangetekend of met leesbevestiging, zodat je kunt aantonen dat hij is verzonden en ontvangen. Bij zakelijke klanten (business-to-business) gelden deze verplichtingen minder strikt, maar een schriftelijke aanmaning blijft ook daar verstandig: het is je bewijsstuk als het later tot een procedure komt.

Zodra een factuur te laat wordt betaald, mag je wettelijke rente in rekening brengen. Daarbij is een belangrijk onderscheid: er geldt een ander percentage voor handelstransacties tussen bedrijven dan voor vorderingen op consumenten. De wettelijke handelsrente ligt doorgaans aanzienlijk hoger dan de wettelijke rente voor consumenten.

Beide tarieven worden periodiek vastgesteld en kunnen dus wijzigen. Ga daarom niet af op een vast percentage dat je ooit ergens hebt gelezen, maar check de actuele tarieven voordat je een bedrag berekent. De actuele percentages voor de wettelijke rente en de wettelijke handelsrente vind je bij de Rijksoverheid.

In de praktijk werkt het zo: je berekent de rente over het openstaande bedrag vanaf de dag na de oorspronkelijke vervaldatum tot de dag van betaling, tegen het geldende percentage op dat moment. Bij een langere betaalachterstand die over een tariefwijziging heen loopt, splits je de berekening dus op in de bijbehorende periodes. Vermeld het toegepaste percentage en de berekeningswijze in je aanmaning of je uiteindelijke aanmaningsbrief, zodat de klant kan controleren hoe je aan het bedrag komt.

Heeft ook de formele aanmaning niets opgeleverd? Dan is het tijd om te escaleren. Er zijn in grote lijnen twee routes.

Incassobureau. Een incassobureau neemt de opvolging van je over: bellen, schrijven en druk uitoefenen op de klant om alsnog te betalen. Dit werkt vaak al drempelverlagend, omdat een externe partij meer gewicht in de schaal legt dan een ondernemer die zelf blijft aandringen. De kosten van het bureau kun je bij een geldige aanmaning grotendeels doorberekenen aan de klant.

Kantonrechter. Werkt ook incasso niet, dan kun je een gerechtelijke procedure starten. Bij lagere bedragen loopt dit via de kantonrechter, met een relatief laagdrempelige procedure. De rechter kan de klant veroordelen tot betaling van de hoofdsom, de wettelijke rente en de incassokosten, plus de proceskosten. Houd er rekening mee dat dit tijd kost en dat een vonnis niet automatisch betekent dat het geld ook echt binnenkomt — bij een niet-vermogende klant kan verder incasseren alsnog lastig blijven.

Weeg per geval af wat opweegt tegen het bedrag: bij kleine vorderingen is een incassobureau vaak sneller en goedkoper dan een procedure, bij grotere of principiële zaken is de gang naar de rechter eerder gerechtvaardigd. Meer achtergrond over ondernemersverplichtingen en geschillen vind je bij KVK.

De beste aanmaning is de aanmaning die je nooit hoeft te versturen. Een paar gewoontes schelen aantoonbaar in het aantal late betalingen:

• Hanteer een duidelijke betaaltermijn. Vermeld die expliciet op elke factuur en houd hem consistent, bijvoorbeeld altijd 14 of 30 dagen.
• Stuur professionele, complete facturen. Een factuur zonder duidelijk bedrag, factuurnummer of betaalgegevens wordt eerder vergeten of terzijde gelegd.
• Volg tijdig op. Wacht niet weken met je eerste herinnering: hoe eerder je erbovenop zit, hoe groter de kans dat de klant nog gewoon vrijwillig betaalt.

Dit hele proces kun je grotendeels uit handen geven. slimzaak toont per factuur direct de betaalstatus in je administratie, zodat je in één oogopslag ziet welke facturen nog openstaan en welke al te laat zijn — zonder dat je zelf een spreadsheet hoeft bij te houden. Zo mis je nooit meer het juiste moment om op te volgen, en begint een groot deel van bovenstaand stappenplan al eerder te werken vóórdat je aan een formele aanmaning toekomt.

Wil je weten hoe je facturatie vanaf de basis goed inricht, bijvoorbeeld als je net start? Lees dan ook dit artikel over je eerste klant factureren als zzp'er. En reken je nog met een vast uurtarief, kijk dan naar hoe je je zzp-uurtarief berekent, zodat je facturen sowieso al kloppen voordat ze de deur uit gaan.