De OSS-regeling uitgelegd: zo werkt btw bij EU-verkopen

OSS staat voor One Stop Shop: één loket voor de btw over je verkopen aan consumenten in andere EU-landen. In Nederland heet dit officieel de unieregeling.

Het probleem dat de regeling oplost: verkoop je aan een consument in bijvoorbeeld België of Duitsland en moet je daar lokale btw over rekenen, dan zou je je in principe in elk van die landen apart moeten registreren en aangifte moeten doen. Voor een webshop die aan tien EU-landen levert, is dat onwerkbaar.

Met de OSS-regeling doe je in plaats daarvan één aparte kwartaalaangifte bij de Nederlandse Belastingdienst voor al die buitenlandse btw samen. Je betaalt één bedrag, en de Belastingdienst verdeelt het over de betrokken EU-landen. De EU heeft de btw-regels voor deze zogeheten afstandsverkopen geharmoniseerd, zodat webshops in de hele Unie met hetzelfde systeem werken. Algemene informatie over de EU-btw-regels vind je op europa.eu.

De regeling wordt pas relevant boven de EU-drempel van €10.000 per kalenderjaar. Daarbij gelden een paar spelregels die vaak verkeerd begrepen worden:

• De drempel geldt voor je totale grensoverschrijdende omzet aan consumenten in álle andere EU-landen bij elkaar — niet per land.
• Het gaat om verkopen aan consumenten (en afnemers zonder btw-nummer), niet om zakelijke leveringen aan bedrijven met een geldig btw-nummer.
• Blijf je onder de drempel, dan mag je gewoon Nederlandse btw rekenen en loopt alles via je normale aangifte.
• Kom je boven de drempel, dan reken je vanaf dat moment het btw-tarief van het land van je klant: een Duitse klant betaalt Duits btw-tarief, een Belgische klant het Belgische.

Je mag er ook vrijwillig voor kiezen om direct het tarief van het bestemmingsland te rekenen, ook onder de drempel. Dat kan handig zijn als je toch al verwacht eroverheen te gaan en je prijzen niet halverwege het jaar wilt aanpassen.

Praktisch werkt de unieregeling zo:

1. Registreren. Je meldt je aan voor de unieregeling via de Belastingdienst. Dat regel je online via het zakelijke portaal.
2. Btw rekenen per land. Vanaf je registratie pas je op EU-consumentenverkopen het btw-tarief van het land van de klant toe.
3. Kwartaalaangifte OSS. Elk kwartaal doe je een aparte OSS-aangifte, met per land de omzet en de verschuldigde btw. Dit staat los van je gewone Nederlandse btw-aangifte.
4. Eén betaling. Je betaalt het totaalbedrag aan de Belastingdienst, die het doorstuurt naar de andere EU-landen.

Belangrijk om te onthouden: de OSS-aangifte vervangt je gewone btw-aangifte niet. Je binnenlandse omzet en voorbelasting blijven in je normale kwartaalaangifte staan; alleen de buitenlandse consumentenverkopen verhuizen naar de OSS-aangifte.

Wel relevant:

• webshops die producten leveren aan consumenten in andere EU-landen en boven de drempel van €10.000 komen
• verkopers die via marketplaces zoals bol.com of Amazon aan buitenlandse EU-consumenten leveren — die omzet telt gewoon mee voor de drempel
• aanbieders van bepaalde digitale diensten aan EU-consumenten

Niet (of anders) relevant:

• zakelijke leveringen aan bedrijven met een geldig btw-nummer: dat zijn intracommunautaire leveringen met eigen regels, buiten de OSS om
• verkopen aan klanten buiten de EU: dat is export, waarvoor doorgaans het 0%-tarief geldt
• sommige platformverkopen: in specifieke situaties, bijvoorbeeld bij invoer van buiten de EU, kan de marketplace zelf verantwoordelijk zijn voor de btw-afdracht

Zeker die laatste categorie luistert nauw. Verkoop je via meerdere kanalen en landen, check dan per stroom wie de btw afdraagt — jij of het platform — voordat je alles in je OSS-aangifte zet.

De OSS-regeling maakt de aangifte eenvoudiger, maar stelt wél eisen aan je administratie. Je moet per verkoop kunnen aantonen in welk land de klant zit en welk btw-tarief je hebt toegepast. Concreet betekent dat:

• omzet per EU-land bijhouden, zodat je de drempel ziet aankomen en je OSS-aangifte per land kunt vullen
• het juiste btw-tarief per bestemmingsland toepassen, ook als tarieven wijzigen
• facturen en verkoopgegevens netjes bewaren voor eventuele controles

Handmatig is dit foutgevoelig: elk EU-land heeft eigen tarieven en je moet per bestelling het juiste toepassen. Dit is bij uitstek iets om te automatiseren. slimzaak ondersteunt de EU OSS-regeling standaard: het herkent het land van de klant, past automatisch het juiste btw-tarief toe op facturen uit je webshop- en marketplacebestellingen en levert btw-overzichten waarmee je zowel je gewone aangifte als je OSS-aangifte vult. Zo groeit je administratie moeiteloos mee als je over de grens gaat verkopen.