Zzp worden in Nederland: stappenplan van KVK-inschrijving tot eerste factuur

Zzp staat voor zelfstandige zonder personeel: je werkt voor eigen rekening en risico, zonder personeel in dienst. Officieel is zzp geen aparte rechtsvorm — de meeste zzp'ers drijven een eenmanszaak, de eenvoudigste ondernemingsvorm in Nederland.

Wat dat in de praktijk betekent:

• je bent zelf verantwoordelijk voor opdrachten, facturatie en administratie
• je bent privé aansprakelijk voor schulden van je onderneming, ook met je privévermogen
• je regelt zelf je pensioen, arbeidsongeschiktheid en verzekeringen
• je kunt gebruikmaken van fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek en startersaftrek, als je aan het urencriterium voldoet

Twijfel je tussen een eenmanszaak en een bv? Dat hangt vooral af van je risico's, winst en groeiplannen. Lees ook onze uitleg over eenmanszaak of bv als je die afweging nog wilt maken voordat je je inschrijft.

De eerste officiële stap is inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK). Zonder KVK-inschrijving mag je niet als ondernemer factureren.

Je hebt twee opties:

• Online inschrijven: kan tegenwoordig voor veel eenmanszaken volledig digitaal, met DigiD
• Inschrijven aan de balie: je maakt een afspraak bij een KVK-kantoor en schrijft je persoonlijk in

Neem bij de inschrijving mee: een geldig identiteitsbewijs, informatie over je bedrijfsactiviteiten en, als je vanuit huis werkt, gegevens over je vestigingsadres. De inschrijving kost eenmalig ongeveer €82,50 (eenmalig registratietarief, bedrag kan jaarlijks wijzigen).

Direct na inschrijving krijg je een KVK-nummer. Dat nummer moet je vermelden op al je facturen, offertes en op je website. Kijk voor de actuele voorwaarden, tarieven en het inschrijfproces altijd op KVK.nl, want die kunnen per jaar wijzigen.

Zodra de KVK je inschrijving doorgeeft aan de Belastingdienst, krijg je automatisch twee nummers toegewezen. Je hoeft daar zelf niets extra voor aan te vragen, maar het is goed om het verschil te kennen:

• het btw-nummer: gebruik je in het contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte
• het btw-identificatienummer (btw-id): vermeld je op je facturen en je website

Sinds 2020 is het btw-identificatienummer van eenmanszaken losgekoppeld van je BSN, juist om je burgerservicenummer niet openbaar op facturen te hoeven zetten. Het btw-id is een apart, willekeurig samengesteld nummer.

Je ontvangt beide nummers meestal binnen enkele werkdagen na inschrijving per post. Controleer of alle gegevens kloppen en bewaar de brief goed: je hebt beide nummers vrijwel dagelijks nodig zodra je gaat factureren.

Een aparte zakelijke bankrekening is voor een eenmanszaak niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Zonder scheiding tussen privé en zakelijk geld wordt je administratie al snel een puzzel, en dat kost je tijd bij elke btw-aangifte.

Waar je op let bij het kiezen van een zakelijke rekening:

• maandelijkse kosten en transactiekosten, die per bank flink verschillen
• of de rekening te koppelen is met boekhoud- of facturatiesoftware
• extra functies zoals een zakelijke betaalpas of meerdere gebruikers

De meeste Nederlandse banken bieden een aparte zzp- of zakelijke rekening aan, met een aanvraagproces dat je meestal online kunt afronden zodra je KVK-nummer bekend is.

Met KVK-nummer, btw-id en een zakelijke rekening op zak ben je klaar om te factureren. Een geldige factuur voor de Belastingdienst bevat onder meer je bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-id, factuurnummer, datum, een omschrijving van de dienst of het product, en het btw-bedrag en -tarief.

Het is verstandig om dit vanaf dag één goed in te richten, in plaats van achteraf facturen en bonnetjes te reconstrueren. Met slimzaak zet je dat in een paar minuten op: het Gratis ZZP-plan kost €0 per maand, tot 250 facturen per maand, zonder creditcard nodig. Je kunt facturen en offertes handmatig opstellen, bonnetjes automatisch laten scannen met AI, en de Nederlandse btw wordt automatisch correct toegepast op elke factuur — inclusief btw-overzichten die je zelf (of je boekhouder) indient bij de Belastingdienst.

Bekijk de functie automatische facturen als je later ook via een webshop of marketplace gaat verkopen, of check meteen de prijzen van alle plannen. Ben je specifiek op zoek naar een tool die is gebouwd voor zzp'ers, kijk dan op onze pagina voor zzp'ers.