Mollie-betaling automatisch omzetten in een factuur

Mollie is een betaalprovider. Een betaling is daar het bewijs dat er geld is overgemaakt, geen boekhoudkundig document. Een factuur heeft meer nodig: een doorlopend factuurnummer, je bedrijfsgegevens, de gegevens van je klant en een btw-specificatie. Wil je die eisen nog eens op een rij, lees dan onze gids over een factuur maken.

Bij een webshopplatform als Shopify of WooCommerce vult de koppeling dat gat: de bestelling levert de gegevens en de factuur volgt daaruit. Een eigen website heeft die tussenlaag niet. Er is alleen een betaling, en daar zit vaak meer in dan je denkt: bedrag, tijdstip, omschrijving, het factuuradres en, als je site het meestuurt, de productregels met btw-tarief.

Op die betaling bouwt Mollie Facturatie voort. Je site blijft zoals hij is; slimzaak leest achteraf uit je Mollie-account wat er is betaald.

Mollie Facturatie is een app-extensie in slimzaak. Je koppelt je eigen Mollie-account via OAuth: je logt in bij Mollie en geeft slimzaak leestoegang tot je betalingen, terugbetalingen en Mollie-facturen. slimzaak kan niets betalen of wijzigen in je Mollie-account. Je trekt de toegang in via Mollie, of met Ontkoppelen in slimzaak.

Daarna haalt slimzaak elk halfuur nieuwe betalingen op; met Nu ophalen doe je het meteen. Alleen betaalde betalingen tellen mee, en alleen die uit de live-omgeving: testbetalingen ziet slimzaak nooit.

Je website hoeft niets aan slimzaak door te geven, maar de betaling die hij bij Mollie aanmaakt is de bron van de factuur. Hoe meer je erin zet, hoe minder je later hoeft aan te vullen. Dit zijn de velden die slimzaak leest.

Btw is het onderdeel van een factuur waar je niet wilt gokken, en slimzaak gokt dan ook niet. Het tarief van een betaling wordt in deze volgorde bepaald:

1. Stuurt je site regels mee met een vatRate, dan geldt het tarief van elke regel.
2. Komt de betaling als één bedrag zonder regels binnen, dan gebruikt slimzaak een tarief dat je eerder voor dezelfde omschrijving koos, en anders je vaste keuze: alles 0%, 9% of 21%, als al je verkopen hetzelfde tarief hebben.
3. Kies je bij het factureren zelf een tarief, dan geldt dat voor die betaling en onthouden we het voor die omschrijving.

Is er niets van dat alles, bijvoorbeeld bij regels zonder tarief, dan wordt de factuur een concept dat zegt wat er ontbreekt: het btw-tarief of het land van de klant. Jij vult het aan en geeft de factuur uit. Er komt dus nooit een uitgegeven factuur met een geraden tarief.

De factuur wordt opgebouwd uit brutobedragen: wat je klant betaalde, staat op de factuur, inclusief btw. Bij een klant buiten Nederland kijkt slimzaak naar het land en het soort klant. Een zakelijke klant uit een ander EU-land met een btw-nummer krijgt btw verlegd (0%), een klant buiten de EU krijgt 0%. Staat OSS aan in je instellingen, dan zet slimzaak het tarief dat jij voor een betaling zonder regels hebt ingesteld om naar het tarief van het land van de consument in dezelfde groep (standaard of verlaagd). Hoe die regeling werkt, lees je in de OSS-regeling voor webshops uitgelegd.

Zodra je Mollie koppelt, maakt slimzaak nog geen facturen of uitgaven aan. Alles wat het vindt komt op een lijst, met per betaling wat er zou gebeuren, bijvoorbeeld Wordt factuur + bestelling. Jij kiest per betaling of voor een groep tegelijk: Factureren, Negeren of Koppelen. Dat is een bewuste keuze, want een uitgegeven factuur kan niet meer worden verwijderd.

De lijst helpt ook met wat je al hebt:

• Zelf al een factuur gemaakt? Draagt een factuur van jou het betaal-id (tr_…), dan koppelen we die aan de betaling in plaats van een tweede te maken. Staat er een factuur voor hetzelfde bedrag binnen een week van de betaling, dan stellen we die voor als koppeling.
• Betalingen die geen verkoop zijn? Kies Negeren, ook voortaan, en soortgelijke betalingen (dezelfde omschrijving, zonder bestelnummer) worden overgeslagen.
• Twijfel over een betaling? Open de details: wie betaalde, welke regels, welk tarief en welke totalen. Dat overzicht wordt uitgerekend door dezelfde code die de factuur maakt, dus je ziet vooraf wat je krijgt.

Ben je klaar met beoordelen, zet de werkwijze dan op Automatisch. Nieuwe betalingen worden dan meteen een factuur en nieuwe Mollie-facturen meteen een uitgave. Wat al op de lijst stond, blijft op jouw keuze wachten.

Een factuur is niet het enige dat uit een betaling volgt:

• Klant en bestelling. Geeft de betaling een e-mailadres of Mollie-klant mee, dan wordt de betaler een klant in slimzaak. De betaling verschijnt als afgeronde, betaalde bestelling onder je bestellingen en omzet.
• Terugbetalingen. Betaal je een betaling geheel of gedeeltelijk terug in Mollie, dan maakt slimzaak een creditnota die aan de factuur hangt. Meer over creditnota's lees je in kasboek en creditnota. slimzaak ziet terugbetalingen op betalingen van de laatste 60 dagen. Staat de factuur nog als concept, dan volgt de creditnota pas nadat je hem hebt uitgegeven, bij het eerstvolgende ophalen.
• Mollie-kosten. De facturen die Mollie jou stuurt, dus de transactiekosten, komen als uitgave in je administratie, met Mollie B.V. als leverancier en de pdf erbij als Mollie die aanlevert, vanaf de maand van je startdatum. Ook daar kies je bij Eerst beoordelen zelf wat er wordt geboekt.
• Nummering. Een factuur krijgt het eerstvolgende nummer in de doorlopende reeks van je bedrijf, met een pdf erbij.

Deze extensie past niet bij elke situatie, en dat zeggen we liever vooraf:

• Je site draait op Shopify, WooCommerce of een andere gekoppelde webshop. Dan factureert de webshopkoppeling de bestelling, en slimzaak herkent de Mollie-betaling daarbij (via order_id in de metadata, of Order #1043 in de omschrijving), zodat er niets dubbel wordt gefactureerd. Alleen een handmatige winkel factureert een betaling zelf. Hoort een profiel ook bij een webshop, dan wacht een betaling zonder bestelling tot drie dagen op die bestelling.
• Moneybird maakt je facturen. Is Moneybird ingesteld als degene die factureert, dan maakt Mollie Facturatie geen facturen van slimzaak: die nummers zouden in boeken landen die je aan Moneybird hebt overgedragen. Zie slimzaak en Moneybird.
• Je klant moet zijn factuur in een andere taal krijgen. De facturen worden nu in het Nederlands opgesteld.
• Je hebt een handvol betalingen per maand. Dan is zelf een factuur maken misschien genoeg, bijvoorbeeld met de gratis factuurgenerator.
• Je gebruikt geen Mollie. Deze extensie leest alleen Mollie.
• Terugboekingen (chargebacks). Die verwerkt de extensie nu nog niet; een terugbetaling die jij zelf doet, wel.

Verkoop je alleen via een gekoppelde webshop of marktplaats, dan heb je deze extensie niet nodig. Neem je daarnaast betalingen aan op een eigen website, dan vult hij precies dat gat.