slimzaak

Automatisch factureren

Facturen automatiseren: wat er echt te winnen valt

Facturen automatiseren gaat over twee stromen die vaak door elkaar lopen. De ene kant is automatisch factureren: periodieke facturen, abonnementen en bestellingen die zichzelf tot factuur maken en direct de deur uit gaan. De andere kant is automatische factuurverwerking: de inkoopfacturen die je zelf binnenkrijgt en normaal met de hand overtypt. Hieronder reken je met je eigen aantallen uit wat allebei je scheelt — en lees je hoe het werkt.

De facturen die je zelf ontvangt en moet inboeken.

Opzoeken, overtypen, controleren en versturen bij elkaar. Vier minuten is een voorzichtige schatting.

Wat automatiseren scheelt

36 uurper jaar

Documenten per maand
60
Nu, handmatig
4,0 uur per maand
Met automatisering
1,0 uur per maand

We rekenen niet met nul: controleren blijft. De aanname is dat er een kwart van de tijd overblijft — vul je eigen minuten in en je ziet meteen wat het voor jou betekent.

Gratis beginnen

Geen creditcard nodig.

Automatisch factureren: periodieke facturen die zichzelf maken

Stuur je elke maand dezelfde factuur naar dezelfde klant, dan is dat werk dat je één keer hoort in te stellen. Bij abonnementsfacturatie leg je het bedrag, de regels en het ritme vast; daarna maakt slimzaak de factuur elke week, maand of jaar aan en verstuurt hem.

  • Periodieke facturen per week, maand, kwartaal of jaar, met een einddatum als het abonnement afloopt.
  • Elke automatisch gemaakte factuur krijgt het volgende nummer in je reeks — geen gaten en geen dubbele nummers.
  • Je ziet per abonnement wat er wanneer verstuurd is, dus je kunt altijd nakijken wat de klant gekregen heeft.

Bestellingen die vanzelf facturen worden

Voor wie online verkoopt zit de grootste stapel ergens anders: bij de bestellingen. Elke bestelling uit je webshop of van een marktplaats is een factuur die iemand moet maken. Koppel je die kanalen, dan gebeurt dat automatisch — inclusief het btw-tarief van het land waar de klant zit.

  • Bestellingen uit bol.com, Amazon, je eigen webshop of een Mirakl-marktplaats worden facturen zonder overtypen.
  • Je stelt per winkel in vanaf welke datum er gefactureerd wordt, zodat oude bestellingen met rust blijven.
  • Retouren en creditfacturen lopen mee, zodat je administratie klopt met wat er werkelijk verkocht is.

Versturen als pdf én als UBL via Peppol

Automatisch factureren wordt pas echt automatisch als de factuur aan de andere kant ook automatisch verwerkt kan worden. Een pdf moet iemand overtypen; een UBL-bestand leest de boekhouding van je klant zelf in. slimzaak verstuurt via het Peppol-netwerk, waar de factuur als UBL aankomt.

  • De klant krijgt een leesbare pdf, zijn boekhouding krijgt de UBL — dezelfde factuur, twee vormen.
  • Voor opdrachten bij de overheid is e-facturatie via Peppol geen extraatje maar een voorwaarde.

De andere kant: inkomende facturen automatisch verwerken

Automatische factuurverwerking is het spiegelbeeld. Je stuurt of sleept een inkoopfactuur naar slimzaak, en die haalt de gegevens er zelf uit: leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw per tarief. Komt de factuur al als UBL binnen, dan wordt er niets herkend maar gewoon ingelezen — dat is nauwkeuriger dan welke OCR ook.

  • Herkenning van gescande en gefotografeerde facturen, zodat handmatige invoer overbodig wordt.
  • UBL-facturen worden direct ingelezen in plaats van herkend.
  • Er blijft een controlestap: je ziet wat er herkend is en kunt corrigeren voordat het definitief is. Automatiseren betekent hier minder typen, niet blind vertrouwen.

Wat automatiseren niet oplost

Eerlijk over de grenzen, zodat je niet halverwege een overstap ontdekt wat er ontbreekt:

  • Geen urenregistratie. Wil je gewerkte uren automatisch laten doorlopen naar een factuur, dan heb je een programma met urenregistratie nodig.
  • Geen bankkoppeling. Je ziet welke facturen openstaan en kunt herinneren, maar het afletteren tegen je bankafschrift zit er nog niet in.
  • Wij doen je btw-aangifte niet. De btw staat per tarief en per land klaar; het indienen blijft bij jou of je boekhouder.

Veelgestelde vragen

Wat betekent facturen automatiseren precies?
Dat je software zelfstandig facturen aanmaakt en verstuurt in plaats van dat jij ze een voor een maakt. Dat kan op basis van een abonnement dat elke maand terugkeert, of op basis van bestellingen die binnenkomen. Aan de inkoopkant betekent het dat ontvangen facturen automatisch worden uitgelezen in plaats van overgetypt.
Hoe stel ik automatisch factureren in?
Voor terugkerende facturen maak je één keer een abonnement aan met de regels, het bedrag en het ritme; daarna loopt het vanzelf. Voor verkopen koppel je je webshop of marktplaats en kies je vanaf welke datum er gefactureerd moet worden. Beide zijn een instelling van een paar minuten, geen implementatietraject.
Kan ik facturen automatisch laten inboeken?
Inkomende facturen worden automatisch uitgelezen en klaargezet, met leverancier, bedragen en btw per tarief. Je keurt ze goed voordat ze vastliggen. Het volledig blind wegboeken zonder controle doen we bewust niet — één verkeerd herkend bedrag werkt anders door in je hele btw-aangifte.
Wat is het verschil tussen een pdf en UBL?
Een pdf is een plaatje van een factuur: mensen lezen hem, software niet. UBL is hetzelfde document in een vorm die boekhoudsoftware direct kan inlezen. Verstuur je via Peppol, dan krijgt de ontvanger de UBL en hoeft er aan de andere kant niemand meer te typen.
Levert automatische factuurverwerking echt tijdwinst op?
Dat hangt af van je aantallen, en daarom staat er een rekensom bovenaan deze pagina in plaats van een belofte. Vul je eigen aantal facturen en minuten in. We rekenen met een kwart van de tijd die overblijft voor controle, niet met nul, want die stap blijft bestaan.
Worden mijn facturen sneller betaald?
Facturen die direct na de levering de deur uit gaan, staan eerder open bij je klant — dat scheelt aan het begin van de betaaltermijn dagen die je anders kwijt was aan wachten tot je zelf aan factureren toekwam. Voor je cashflow is dat het verschil tussen geld dat binnen is en geld dat nog gefactureerd moet worden. Je ziet in slimzaak welke facturen openstaan en kunt daar een herinnering op sturen.
Wat kost het om facturen te automatiseren?
Beginnen is gratis: 250 facturen in totaal met één gekoppelde winkel, zonder creditcard. Abonnementsfacturatie en inkoopfactuur-OCR zijn beschikbaar zonder extra kosten. Groeit je aantal facturen of je aantal verkoopkanalen, dan groeit het pakket mee vanaf € 9 per maand.

Andere gratis checks

Factuurprogramma zzp: waar je op let voordat je kiest

Een factuurprogramma voor zzp'ers kiezen: waar je op let bij Peppol, kosten en koppelingen. Met een gratis pakket en facturen die vanzelf uit je webshop komen.

Gratis factuur maken, online en zonder account

Gratis factuur maken zonder account: vul je gegevens in, download je factuur als pdf en verstuur hem. Ideaal voor zzp'ers, met btw en KvK-nummer erop.

Btw-drempelcheck: welke regeling geldt voor jouw verkopen?

Gratis check: welke btw-drempel geldt voor jouw webshop of marktplaatsverkoop? KOR € 20.000, OSS € 10.000 en de invoergrens van € 150 per zending, met wat er per situatie verandert.

Zet het één keer goed, en het loopt

Koppel je verkoopkanalen, leg je terugkerende facturen vast en laat inkomende facturen zichzelf uitlezen. Gratis beginnen, zonder creditcard.

Gratis account aanmaken

€ 0 om te starten. Betaalde pakketten 15 dagen te proberen.